Fakturautsendelse
Fakturautsendelse kan sendes på fire måter i HyperSys; via e-post, Vipps eFaktura, SMS eller post.
Før utsendelsen, er det greit å få gjort følgende for å sjekke at alt stemmer:
- Sjekk om medlemskapstypen har riktig fakturatekst. Om det er en purring, så sjekk at fakturateksten stemmer.
- Sjekk om dere har uhåndterte betalinger i år og i fjor, via Økonomi → Betalinger. Det er dumt å sende ut kontingent til personer som allerede har betalt eller betalte dobbelt i fjor.
Det er anbefalt å lage egendefinert felt når man jobber med flere filtre i medlemslisten. Filteret kan lages fra brukerinnstillinger.
Dersom dere velger å sende ut både på e-post og post, er det lurt å gjøre følgende:
- Dere tar med gyldige e-post, ubetalt og balanserte reskontro i utvalget for utsending via e-post.
- Når det er gjort, kontakt Unicornis for at det lages et filter for medlemmer som ikke har e-post eller har ugyldig e-post.
Et definert felt vil lages for Post. - Når Post er valgt, vil det være alle medlemmer som ikke har mottatt e-post. De som har fått e-post, er ikke med i filteret.
Via E-post
- Gå til Medlemskap →Medlemsliste
- Under kan dere filtrere ut medlemmer som ikke skal motta faktura.
- Marker alle i listen.
- Gå til og Endre forfallsdato. Det er for å oppdatere alle fakturaene med ny forfallsdato.
- Gå til igjen og Send som epost.
- Dere sender ut e-post som vanlig. Eneste forskjell er at mottakere mottar faktura som vedlegg.
Via SMS
- Gå til Medlemskap →Medlemsliste
- Under kan dere filtrere ut medlemmer som ikke skal motta faktura.
- Marker alle i listen.
- Gå til og Send via SMS.
- Dere skriver SMS som vanlig, og bruker variabler for å legge inn betalingsinformasjon. SMS sendes til fakturamottaker, så dersom et medlem har en annen fakturamottaker satt opp er det fakturamottaker, og ikke medlemmet, som mottar meldingen.
Via post
- Gå til Medlemskap →Medlemsliste
- Under kan dere filtrere ut medlemmer som ikke skal motta faktura.
- Marker alle i listen.
- Gå til og Endre forfallsdato. Det er for å oppdatere alle fakturaene med ny forfallsdato.
- Gå til igjen og Last ned som PDF (samlefaktura)
- Dere vil motta e-post med vedlegg som er PDF-fil med alle fakturaene dere har valgt. Deretter kan filen printes ut og pakkes i konvolutter, og sendes i posten.
0 Comments