eFaktura via HyperSys

Vi har nå mulighet til å sende ut eFaktura for dere. For øyeblikket gjøres dette ved at dere tar kontakt med brukerstøtte, som hjelper med å finne passende dato og avtaler utvalg. Når eFaktura sendes ut, kan dere velge om dere selv vil informere medlemmene deres om at kravet sendes ut, eller om vi skal bistå med å sende ut informasjonen for dere.

Prosess ved utsending:

1. Kontakt med brukerstøtte for å avtale utsending.
2. Opprett et dynamisk felt for utsending (f.eks. “Fakturasending aug-23”) med ulike alternativer (se eget punkt for forslag)
3. Unicornis sjekker alle relevante medlemmer om de kan motta faktura på Vipps eFaktura [vasking]
4. Utsending av Vipps eFaktura
5. Betalinger kommer inn på forfallsdato, normalt registrert i HyperSys dagen etterpå

Dynamiske felt som hjelpefelt for utsending

Vi anbefaler å bruke et dynamisk felt for å hjelpe til med utsending, og dette er noe organisasjonen kan gjøre selv, eller så kan vi være behjelpelig med det. For eksempel, om en utsending skal gjøres i august 2023, kan man kalle denne “Faktura aug2023”, med mulige verdier:

• Ikke send
• Planlagt eFaktura
• Sendt eFaktura
• Avvist eFaktura
• Brev

I dette tilfellet vil da Unicornis forsøke å sende til alle som har feltet satt til “Planlagt eFaktura”, og så oppdatere feltet til Sendt og/eller Avvist. Deretter kan dere selv velge å sende varsel til alle som har mottatt eFaktura ved å bruke filter i medlemslista, og sende SMS derfra, og eventuelt følge opp alle som er avvist på en annen måte.

Dette er naturligvis bare eksempler, og dere velger selv hvordan dere føler at organisasjonen har best oversikt. Kontakt gjerne brukerstøtte for tips og hjelp.

Pris for tjenesten:

• 5,- pr mottatt faktura. Dere vil kun bli belastet for fakturaene som faktisk blir mottatt av mdlemmet. Dersom medlemmet ikke kan motta fakturaen, betaler dere heller ikke for dem.
• Om utvalget er på mindre enn 500 stk eller dere ønsker hjelp fra Unicornis med utvalg, metode og lignende, tar vi betalt for arbeidstiden medgått. Å sette opp en eFaktura-utsendelse tar normalt sett en time.

Situasjoner som kan oppstå:

• Medlemmet påstår å ha godtatt eFaktura-kravet, men står fortsatt som ubetalt i HyperSys: Pengene blir trukket på forfallsdatoen. Dersom medlemmet ikke har endret forfallsdato betales ikke regningen før den valgte forfallsdatoen.
• Medlemmet mottar ikke eFaktura kravet: I følge Vipps vil alle som har Vipps, og ikke aktivt valgt å takke nei til å motta regninger, motta regningen i Vipps. Det kan være at medlemmet ikke har de korrekte innstillingene skrudd på.