Skip to content Skip to footer

Fakturautsendelse

Fakturautsendelse kan sendes på fire måter i HyperSys; via e-post, Vipps eFaktura, SMS eller post.

Unicornis tilbyr brevutsending som en ekstratjeneste, da tar vi ansvar for å printe ut og sende faktura til utvalget dere spesifiserer. Ta kontakt med brukerstøtte dersom dere ønsker at vi skal ta hånd om brevutsending for dere.

Unicornis tilbyr å sende faktura som Vipps eFaktura, og er Vipps-partner. Mottakeren får da fakturaen opp i Vipps-appen og i nettbanken. Ta kontakt med brukerstøtte for å bruke dette.

Før utsendelsen, er det greit å få gjort følgende for å sjekke at alt stemmer:

  1. Sjekk om medlemskapstypen har riktig fakturatekst. Om det er en purring, så sjekk at fakturateksten stemmer.
  2. Sjekk om dere har uhåndterte betalinger i år og i fjor, via Økonomi → Betalinger. Det er dumt å sende ut kontingent til personer som allerede har betalt eller betalte dobbelt i fjor.

Det er anbefalt å lage egendefinert felt når man jobber med flere filtre i medlemslisten. Filteret kan lages fra brukerinnstillinger.

Dersom dere velger å sende ut både på e-post og post, er det lurt å gjøre følgende:

  1. Dere tar med gyldige e-post, ubetalt og balanserte reskontro i utvalget for utsending via e-post.
  2. Når det er gjort, kontakt Unicornis for at det lages et filter for medlemmer som ikke har e-post eller har ugyldig e-post.
    Et definert felt vil lages for Post.
  3. Når Post er valgt, vil det være alle medlemmer som ikke har mottatt e-post. De som har fått e-post, er ikke med i filteret.
Via E-post
  1. Gå til Medlemskap →Medlemsliste
  2. Under 
    kan dere filtrere ut medlemmer som ikke skal motta faktura.
  3. Marker alle i listen.
  4. Gå til
    og Endre forfallsdato. Det er for å oppdatere alle fakturaene med ny forfallsdato.
  5. Gå til
    igjen og Send som epost.
  6. Dere sender ut e-post som vanlig. Eneste forskjell er at mottakere mottar faktura som vedlegg.

Når fakturaene er sendt, vil de få en dato på Faktura sendt. Dette gjelder kun ved e-post utsending.

Via SMS
  1. Gå til Medlemskap →Medlemsliste
  2. Under 
    kan dere filtrere ut medlemmer som ikke skal motta faktura.
  3. Marker alle i listen.
  4. Gå til 
    og Send via SMS.
  5. Dere skriver SMS som vanlig, og bruker variabler for å legge inn betalingsinformasjon. SMS sendes til fakturamottaker, så dersom et medlem har en annen fakturamottaker satt opp er det fakturamottaker, og ikke medlemmet, som mottar meldingen.
Via post
  1. Gå til Medlemskap →Medlemsliste
  2. Under 
    kan dere filtrere ut medlemmer som ikke skal motta faktura.
  3. Marker alle i listen.
  4. Gå til 
    og Endre forfallsdato. Det er for å oppdatere alle fakturaene med ny forfallsdato.
  5. Gå til 
    igjen og Last ned som PDF (samlefaktura)
  6. Dere vil motta e-post med vedlegg som er PDF-fil med alle fakturaene dere har valgt. Deretter kan filen printes ut og pakkes i konvolutter, og sendes i posten.
Spesiell behov

Når filtrering i Hypersys ikke har det dere ønsker å filtrere ut, kan dere kontakte Unicornis for å lage et filter for dere.

0 Comments

There are no comments yet

Leave a comment

Din e-postadresse vil ikke bli publisert. Obligatoriske felt er merket med *