Hjelp, tips og råd for HyperSys
Her finner du alt det er å vite om HyperSys, enten ved å bruke søkefeltet over, eller ved å kikke gjennom mappene under.
Dersom ein medlem er manuelt plassert i eit lokallag og du ynskjer at personen skal følgje dei oppsette reglane for automatisk tilordning, kan du endre dette frå brukarprofilen.
Under er ein skjermvideo av heile prosessen. Merk at denne videoen er frå ei utviklingsside, så teksten kan sjå noko annleis ut.
Når HyperSys sender purrerunde (t.d. via masse-faktureringverktøyet) blir dette eFaktura-purring, som dukkar opp med tekst ala “Påminnelse” i Vipps-appen samt i nettbanken (bankar vil vise dette på ulik måte).
Dersom ein person har fått fakturaen som eFaktura tidlegare og ikkje sletta denne i nettbanken eller i Vipps-appen, vil den originale fakturaen òg vere der, den vil ikkje automatisk forsvinne.
Vi har vore i kontakt med MPS/Nets (dei som styrer eFaktura i Noreg), og dei seier at moglegheit for å trekke tilbake faktura sendt på eFaktura vil kome “tidligst i 2025”. Det er difor ein risiko for at personar kan dobbeltbetale kontingent om dei betalar purring, ikkje har sletta den originale fakturaen og så om nokre veker loggar inn i nettbanken – dei vil då kunne sjå den originale fakturaen om dei ikkje har sletta den.
Erfaring frå MPS/Nets er dog at andelen som betalar dobbelt etter purring er ekstremt låg – vår førespurnad om å slette eFaktura ved purring var første gong dei nokon gong har fått spørsmål om det.
Ved oppretting av fakturabunt i masse-faktureringverktøyet får du varsel om det er relevant, og kan velje å hoppe over eFaktura-purring. Dei som elles skulle fått på eFaktura vil då bli sortert til andre sendemåtar som e-post eller brev, men det vil ha innverknad på alle som er sortert til eFaktura.
Kor stort omfang er det?
Det er usikkert kor mange som mottek faktura på eFaktura, ikkje prøver å betale og ikkje sletter det, for så å få purring.
Etter at OCR på kontingentkontoen deres er satt opp og at HyperSys får varsel om betalinger, bør man gjøre en test-innbetaling for å se at betaling automatisk blir registrert i HyperSys.
Den vanligste måten å teste på er å betale din egen kontingent med KID i nettbanken. Betalingsinformasjon finner du på medlemsprofilen din. Hver kveld sjekker HyperSys etter betalinger, så betalinga di burde være synlig i HyperSys etter etter én til to bankdager. Når medlemskapet ditt blir registrert som betalt er alt i orden.
Dersom du allerede har betalt kontingenten din, eller av andre grunner trenger en annen KID, ta kontakt med HyperSys brukerstøtte.
Denne FAQen er basert på at automatisk betalingsregistrering er aktivert, slik at HyperSys kvar dag får beskjed om betalingar som er kome inn på bankkonto (OCR).
Bankbetaling med OCR (KID)
Om eit KID-nummer er registrert på eit medlem, vil HyperSys sjå etter faktura som kan vere aktuelle å bruke betalinga på. Ein rekke med logiske sjekkar blir køyrd her som til dømes: “Vi har betaling på 50kr den 3. februar. Har denne medlemen ein faktura på 50kr som er utstedt samme år som denne betalinga har skjedd på?”. Om dette feilar vil ein sjekke om det er faktura med uteståande beløp på 50kr utstedt same år som betalinga har skjedd. Om dette òg feilar, vil HyperSys la betalinga vere kopla til personen men flagga til manuell gjennomgang via Betalinger. Denne logikken er òg for betalingar som er kome inn frå eFaktura frå nettbank eller Vipps-app, sidan det eigentleg er ei bankbetaling med KID-nummer.
Vipps på Nett
For at det skal kome ei betaling med Vipps på Nett, må den vere forespurt av HyperSys innanfor ti minutt, dette er eit teknisk krav frå Vipps som ikkje er mogleg å omgå. Med andre ord vil HyperSys ha all informasjon som trengs for å kople, og det er ikkje mogleg for betalinga å ikkje bli automagisk handsama.
Vipps-nummer (Vipps klassisk)
Desse kan ikkje koplast automatisk sidan det ikkje er noko unik informasjon som følgjer med. Dei må handterast manuelt. Vi tilrår å ikkje bruke Vipps-nummer.
Prinsippet for integrasjon med rekneskap er at ein hentar ut eit samlebilag per månad som gir oppsummering av betalingar. Det er bilag tilgjengeleg for å avstemme kontoar (betalingsrapport), som gir oppsummering per bankkonto kor mykje som er kome inn og kor mykje som er brukt på medlemskap, donasjon og liknande.
HyperSys baserer seg òg på kontantprinsippet – at ein fører eit månadleg bilag over innbetalingar framfor å føre alle faktura som uteståande på balansen. Årsaken til dette er eit aktivt val om å ikkje blåse opp balansen med mange kontingentkrav som aldri kjem til å bli betalt (dei er ikkje juridisk innkrevbare, og bør difor ikkje reknast som del av balansen).
Denne metoden gjer at ein slepp å føre enkelt-faktura og enkelt-betaling i rekneskapen – som forenklar arbeidet med personvern då ein slepp å kontinuerleg anonymisere data i rekneskapen og i medlemsregisteret.
HyperSys kjører hver natt en sjekk mot bankene for å finne om en person kan motta faktura på eFaktura. Dersom det er lagret på et medlem at personen kan motta eFaktura, blir det ikke kjørt et nytt søk oftere enn hver 14. dag.
HyperSys forøsker å finne en eFaktura-sendemåte basert på ulike søk. Om bankene finner et sikkert treff får vi tilbake en eFaktura-referanse som blir lagret på personens profil under Økonomi.
Analysen som kjøres er for eksempel:
HyperSys får ikke vite annet enn “treff funnet” og hvor faktura skal sendes. Dette betyr at for eksempel om to medlemmer har lik e-postadresse, likt postnummer og lik adresse, kan eFaktura-referanse vi får i retur være til det andre medlemmet.
Du kan se eFaktura-referanse inne på personprofilen, arkfane Økonomi.
Innmelding er blitt gjort raskere og enklere med den nye ekspressinnmeldingsflyten vi har utviklet i samarbeid med Framtiden i Våre Hender. Les mer her.
Nytt grensesnitt er nå rullet ut, og gjort tilgjengelig for alle kunder. bli kjent med de største endringene i videoen til høyre!