Hjelp, tips og råd for HyperSys
Dersom ein medlem er manuelt plassert i eit lokallag og du ynskjer at personen skal følgje dei oppsette reglane for automatisk tilordning, kan du endre dette frå brukarprofilen.
Under er ein skjermvideo av heile prosessen. Merk at denne videoen er frå ei utviklingsside, så teksten kan sjå noko annleis ut.
Når HyperSys sender purrerunde (t.d. via masse-faktureringverktøyet) blir dette eFaktura-purring, som dukkar opp med tekst ala “Påminnelse” i Vipps-appen samt i nettbanken (bankar vil vise dette på ulik måte).
Dersom ein person har fått fakturaen som eFaktura tidlegare og ikkje sletta denne i nettbanken eller i Vipps-appen, vil den originale fakturaen òg vere der, den vil ikkje automatisk forsvinne.
Vi har vore i kontakt med MPS/Nets (dei som styrer eFaktura i Noreg), og dei seier at moglegheit for å trekke tilbake faktura sendt på eFaktura vil kome “tidligst i 2025”. Det er difor ein risiko for at personar kan dobbeltbetale kontingent om dei betalar purring, ikkje har sletta den originale fakturaen og så om nokre veker loggar inn i nettbanken – dei vil då kunne sjå den originale fakturaen om dei ikkje har sletta den.
Erfaring frå MPS/Nets er dog at andelen som betalar dobbelt etter purring er ekstremt låg – vår førespurnad om å slette eFaktura ved purring var første gong dei nokon gong har fått spørsmål om det.
Ved oppretting av fakturabunt i masse-faktureringverktøyet får du varsel om det er relevant, og kan velje å hoppe over eFaktura-purring. Dei som elles skulle fått på eFaktura vil då bli sortert til andre sendemåtar som e-post eller brev, men det vil ha innverknad på alle som er sortert til eFaktura.
Kor stort omfang er det?
Det er usikkert kor mange som mottek faktura på eFaktura, ikkje prøver å betale og ikkje sletter det, for så å få purring.
Etter at OCR på kontingentkontoen deres er satt opp og at HyperSys får varsel om betalinger, bør man gjøre en test-innbetaling for å se at betaling automatisk blir registrert i HyperSys.
Den vanligste måten å teste på er å betale din egen kontingent med KID i nettbanken. Betalingsinformasjon finner du på medlemsprofilen din. Hver kveld sjekker HyperSys etter betalinger, så betalinga di burde være synlig i HyperSys etter etter én til to bankdager. Når medlemskapet ditt blir registrert som betalt er alt i orden.
Dersom du allerede har betalt kontingenten din, eller av andre grunner trenger en annen KID, ta kontakt med HyperSys brukerstøtte.
Denne FAQen er basert på at automatisk betalingsregistrering er aktivert, slik at HyperSys kvar dag får beskjed om betalingar som er kome inn på bankkonto (OCR).
Bankbetaling med OCR (KID)
Om eit KID-nummer er registrert på eit medlem, vil HyperSys sjå etter faktura som kan vere aktuelle å bruke betalinga på. Ein rekke med logiske sjekkar blir køyrd her som til dømes: “Vi har betaling på 50kr den 3. februar. Har denne medlemen ein faktura på 50kr som er utstedt samme år som denne betalinga har skjedd på?”. Om dette feilar vil ein sjekke om det er faktura med uteståande beløp på 50kr utstedt same år som betalinga har skjedd. Om dette òg feilar, vil HyperSys la betalinga vere kopla til personen men flagga til manuell gjennomgang via Betalinger. Denne logikken er òg for betalingar som er kome inn frå eFaktura frå nettbank eller Vipps-app, sidan det eigentleg er ei bankbetaling med KID-nummer.
Vipps på Nett
For at det skal kome ei betaling med Vipps på Nett, må den vere forespurt av HyperSys innanfor ti minutt, dette er eit teknisk krav frå Vipps som ikkje er mogleg å omgå. Med andre ord vil HyperSys ha all informasjon som trengs for å kople, og det er ikkje mogleg for betalinga å ikkje bli automagisk handsama.
Vipps-nummer (Vipps klassisk)
Desse kan ikkje koplast automatisk sidan det ikkje er noko unik informasjon som følgjer med. Dei må handterast manuelt. Vi tilrår å ikkje bruke Vipps-nummer.
Prinsippet for integrasjon med rekneskap er at ein hentar ut eit samlebilag per månad som gir oppsummering av betalingar. Det er bilag tilgjengeleg for å avstemme kontoar (betalingsrapport), som gir oppsummering per bankkonto kor mykje som er kome inn og kor mykje som er brukt på medlemskap, donasjon og liknande.
HyperSys baserer seg òg på kontantprinsippet – at ein fører eit månadleg bilag over innbetalingar framfor å føre alle faktura som uteståande på balansen. Årsaken til dette er eit aktivt val om å ikkje blåse opp balansen med mange kontingentkrav som aldri kjem til å bli betalt (dei er ikkje juridisk innkrevbare, og bør difor ikkje reknast som del av balansen).
Denne metoden gjer at ein slepp å føre enkelt-faktura og enkelt-betaling i rekneskapen – som forenklar arbeidet med personvern då ein slepp å kontinuerleg anonymisere data i rekneskapen og i medlemsregisteret.
HyperSys kjører hver natt en sjekk mot bankene for å finne om en person kan motta faktura på eFaktura. Dersom det er lagret på et medlem at personen kan motta eFaktura, blir det ikke kjørt et nytt søk oftere enn hver 14. dag.
HyperSys forøsker å finne en eFaktura-sendemåte basert på ulike søk. Om bankene finner et sikkert treff får vi tilbake en eFaktura-referanse som blir lagret på personens profil under Økonomi.
Analysen som kjøres er for eksempel:
HyperSys får ikke vite annet enn “treff funnet” og hvor faktura skal sendes. Dette betyr at for eksempel om to medlemmer har lik e-postadresse, likt postnummer og lik adresse, kan eFaktura-referanse vi får i retur være til det andre medlemmet.
Du kan se eFaktura-referanse inne på personprofilen, arkfane Økonomi.
Når du oppretter fakturabunt fra fakturalista, vil du sannsynligvis oppleve at HyperSys teller opp et lavere antall fakturaer. For eksempel kan du opprette en bunt med 5000 fakturaer og ende opp med 4700 fakturaer i bunten. Under finner du ei liste over grunner til at HyperSys ikke tar med en faktura i bunten:
Hvorfor fakturaen fortsatt kan ha status “Klar for sending” etter at du har sendt faktura, kan du lese om her.
Det er fleire grunner til at ein faktura ikkje har blitt sendt og at fakturaen fortsatt har status “Klar for sending”. Her kjem ei liste med dei vanlegaste årsakene til at faktura ikkje blir sendt:
Kvifor ein faktura ikkje har blitt med i fakturabunten i utgangspunktet, kan du lese meir om her.
Når ein bruker masse-utsending av faktura vil HyperSys sørgje for å automagisk sette personar som feilar ein utsendingsmåte, t.d. e-post kjem i retur, til neste sendemåte. For å kunne gjere dette må HyperSys registrere at e-post kjem i retur, og det må vi gjere frå eige domene, hypersys.no. På grunn av dette vil e-postadresser som ikkje inneheld @hypersys.no bli skrivd om til å bli @hypersys.no ved bruk av masse-utsending av faktura. Dette har ikkje innverknad på vanleg e-postsending.
Merk at retur-e-post (når nokon aktivt sender e-post i retur) framleis vil vere dykkar eigen e-postadresse, og avsendarnamn vil sjølvsagt vere dykkar organisasjon.
I noen tilfeller ønsker man å bruke en duplikatbetaling for å dekke medlemskapet året etterpå. I slike tilfeller anbefaler vi å la betalinga ligge som uhåndtert i betalingslista. Når fornying er blitt gjort, normalt sett 1. januar, kan man gå inn på betalingslista, finne duplikatbetalinger gjort året før og så koble disse til medlemskap året etterpå. Du kan ikke i inneværende år markere at et beløp i famtida skal brukes til å dekke en kontingent, siden kontingentpris kan endre seg.
NB! Dersom dere mottar statsstøtte basert på medlemstall vil vi anbefale å ta kontakt med medlemmet og sjekke om det er ok for de å motregne duplikatbetaling for medlemskap året etterpå. De fleste støtteordninger godkjenner dette så lenge det er eksplisitt samtykke, og dere bør isåfall lagre den e-posten med medlemmet i en mappe i tilfelle kontroll. Alternativt legg inn kommentar på brukerens profil.
Nei, du bør ikkje legge ved personidentifiserande informasjon. Det er til dømes namn, e-post, telefonnummer, fødselsdato, bosted osv. Dersom du har spørsmål om ein spesifikk aktør, eller Unicornis har bede deg om spesifikke døme, vil vi tilrå å bruke aktørnummeret, også kjent som medlemsnummer eller brukar-ID. Det gjer det òg lettare for Unicornis å vite akkurat kven det gjeld. Brukar du familiemodulen og skal referere til ein heil familie, kan du bruke familie-IDen, for å ikkje bruke etternamnet og så vidare.
Grunnen til at vi berre vil ha aktørnummer, er for å ivareta datatryggleik og personvern og for å sørgje for at de ikkje lekker persondata over e-post.
Det korte svaret er nei, på grunn av personvern (GDPR).
Når ein fyller ut innmeldingsskjema så er ikkje det mogleg for HyperSys å vite om du faktisk er den personen, og vi kan ikkje ha ulik flyt basert på om du finst i databasen eller ikkje – det ville då vore ein måte å sjekke om ein person allereie er medlem på, som er problematisk med tanke på personvern.
Det er to unntak til dette; Den eine er om personen nyttar ekspressinnmelding med Vipps, då vi får personalia frå Vipps kor personen har autentisert og vi veit at det er den personen.
Det andre unntaket er om du er logga inn og har verv og legg til person frå HyperSys direkte eller med bruk av vervemodulen (t.d. gateverving). Du er då innlogga innlogga og autentisert i HyperSys og vi kan logge dette søket.
1 Finn utvalet du ynskjer å sende vedlegg til, skriv valfri tekst
2 Trykk på Vedlegg og Velg filer
3 Last opp ein eller fleire filer ved å markere dei
4 Trykk på Forhåndsvisning
5 Trykk på Send dersom du er nøgd med forhåndsvisninga
Du kan no lukke vindauget
Vedlegga blir lagt ved e-posten som nedlastbare lenker, til dei du sender til.
Trykk her for vedlegg i klassisk grensesnitt.
Det er svært lite sannsynlig at et KID-nummer laget i HyperSys ikke fungerer mens andre fungerer. I alle tilfeller til nå av slikt har det vist seg at medlemmet har tasta feil i nettbanken sin, for eksempel ved å lime inn frå e-post og få med seg et mellomrom. For å feilsøke dette er beste måten å logge inn i en nettbank (for eksempel din egen), og legge inn en betaling på f.eks. 1kr en uke fremover i tid til deres kontonummer og med KID-nummeret medlemmet prøver å bruke. Om du får feilmelding og har limt inn, prøv å taste hvert tall individuelt inn. Om dette går fint, gå inn i forfallsoversikten din og slett betalinga.
HyperSys har mange forskjellige logoer det går an å legge til og endre!
Dersom du vil flytte en organisasjon i strukturen (for eksempel fra et fylkeslag til et annet), endrer du bare hvilken organisasjon det ligger under. Gå på profilen til organisasjonen som skal flyttes, utvid info-boksen så du ser all informasjon, og trykk på feltet for foreldreorgansiasjon. Her kan du velge hvilken ny plassering som organisasjonen skal legges under. Alle medlemmer vil følge etter.
Brønnøysundregistrene krever at HyperSys lagrer om en melding fra Brreg (f.eks. endring innvilget eller avslått) er lest og oppfattet. Vi er pålagt å sende ut varsler om dette helt fram til meldinga er lest.
Da prosjektet med integrasjon av medlemsregister mot Brønnøysund ble prosjektert, ble det satt en rekke begrensninger. Politiske partiers nasjonalledd (er registrert i Partiregisteret) får ikke lov å bruke Brreg-modulen. I tillegg kan man ikke bruke Brreg-modulen for å endre ting som har med kommersiell virksomhet å gjøre (endringer på detaljer i Foretaksregisteret) eller arbeidsgiverforhold. Man kan heller ikke endre på revisor eller regnskapsfører gjennom Brreg-integrasjonen (men alt annet som har med organisasjoner som har revisor og regnskapsfører). Merk at det kan være utfordringer med signering dersom en person er forretningsfører (ikke daglig leder/generalsekretær/kontaktperson) og i styret samtidig. I slike tilfeller bør andre i styret enn denne personen signere.
Kolonne og filter for “støttegivende” beregner personer som etter BUFDIR sitt regelverk for tilskudd til barne- og ungdomsorganisasjoner er regnet som støttegivende. Regelverket som legges til grunn er blant annet bosted (i Norge), betalt kontingent i medlemsåret (minst 50kr) eller er førstegangsmedlem og betalt kontingent i inneværende år/etter 1. juli året før, er under 26 år i året og mer.
NB! Ny tolkning av familiemedlemskap tilsier at en familie kan ha så mange familiemedlemmer man ønsker så lenge det er betalt minst 100kr for familien. Dette er avvik fra tidligere hvor det var minst 50kr per medlem under 26 år. HyperSys har ikke med dette i utregninga si, og tall kan derfor avvike noe.
NB! For støttegivende organisasjonsledd tar HyperSys utgangspunkt i minst fem tellende medlemmer i lokallaget. Med andre ord, om dere får støtte fra Frifond Musikk som har redusert kravet til 3 medlemmer, vil tellende lag kunne avvike noe.
Merk at det jobbes med utskifting av dette for å ta høyde for flere støtteordninger på nasjonalt og lokalt plan.
Når betalinger kommer inn og blir automatisk behandla av HyperSys, kobles de oftest til et medlem. I noen tilfeller finner ikke HyperSys et medlem å koble betalinga til, oftest fordi KID-nummer som er brukt for betalinga ikke stemmer med noen i systemet. I slike tilfellet vet ikke HyperSys hva å gjøre med betalinga, og disse blir vist i betalingslista som betalt av sentralleddet. Ved å gå inn på de kan man få mer informasjon, og koble betaling til en person.
For å unngå at e-post havner i søppelpost, vil HyperSys aldri sende ut mer enn en identisk melding til samme e-postadresse. Dersom to eller flere medlemmer deler e-postadresse og e-postmeldinga som blir skrevet ikke inneholder flettefelt vil altså bare en melding bli sendt. Dersom du bruker et flettefelt i e-posten, for eksempel å inkludere fornavn for å gjøre meldinga mer personlig (noe vi oftest vil anbefale å gjøre), er ikke meldingene lengre identiske og det sendes til alle medlemmer som har lik adresse.
Dersom HyperSys gjev beskjed om at du ikkje har tilgang til å registrere betaling, er det sannsynlegvis fordi du ikkje har økonomi-tilgang hjå organisasjonen som har utstedt fakturaen. Til dømes, dersom faktura er sendt frå sentralleddet og du har tilgang i lokallaget, vil du ikkje ha tilgang til å registrere betaling og må kontakte sentralleddet om dette.
“Ukjent” er ulike meldinger som ikke kan kobles til en bruker. F.eks:
Ja. At alder er under 26 år er ett av flere kriterier for at en person er tellende medlem. Andre kriterier er for eksempel betalt sum (minst 50kr), når kontingenten er betalt, hvem som har betalt kontingenten, hvor lenge medlemskapet gjelder for og mer. Se mer i hjelpartikkel.
Roller og verv-funksjonen finner du på oppsett-siden, under “Vår organisasjon”. For å se oppsett-siden må du velge hovedorganisasjonen, oppsett knappen vil ikke være synlig om du har valgt en underorganisasjon.
Når du er inne på siden så kan du lage nye roller og verv, eller endre på eksisterende. Om du klikker på blyanten for å redigere en eksisterende rolle, så kan du endre maksimalt antall av denne rolletittelen per organ eller organisasjon.
Det er p.t. ikke mulig å reversere/angre en sammenslåing. Det er mulig for teknikere å gjøre dette, men merk at dette regnes som utenfor normal brukerstøtte og kan bli fakturert.
Det laveste medlemsnummeret blant sammenslåtte brukere blir beholdt, det er p.t. ikke mulig å velge hvilket som beholdes.
Ja og nei. Nokre få byar (Bergen, Stavanger, Trondheim, Drammen og Oslo) i Noreg har og brukar bydelar administrativt. For nokre av desse, som Oslo, har HyperSys lagt inn adresse-fordelinga så godt som mogleg, og ein kan bruke dette for til dømes automatisk tilordning av lokallag. Merk at dette er ei delvis løysning som oftest fungerar. Det er ikkje noko offentleg datasett tilgjengeleg over bydelar, og nokre postnummer tilhøyrer fleire bydelar samstundes. Vi baserer oss på lister frå Erik Bolstad, som igjen er basert på folkedugnaden til Yr. Dette er den meist “autorative” inndelinga som er tilgjengeleg då korkje Posten, Oslo kommune, SSB, DIFI eller Kartverket gjev ut lister på denne informasjonen. Då det er båe hôl og feil i desse listene, kan vi ikkje ta ansvar for at bydelstildeling alltid vil fungere, og det vil vere nokre personar som manuelt må flyttast på, til dømes for postnummer som krysser bydelar.
NB! Merk at då det er ganske arbeidsintensivt å oppdatere desse dataene, gjer vi det normalt sett kvart andre år. Det kan difor hende at det er feil i tildelinga i HyperSys sjølv om listene vi baserer oss på er oppdaterte.
Denne meldinga kjem typisk i rapporten L00202 levert av Nets (tidl. BBS) rett etter forsøk på AvtaleGiro-trekk. Feilmeldinga betyr rett at banken kor eit trekk er forsøkt gjort har avvist trekket då eigaren av bankkontoen har satt opp ei lågare maksgrense på AvtaleGiro-avtalen. Trekket vil ikkje bli gjort, og det blir heller ikkje forsøkt å gjere eit nytt trekk. Det er nesten garantert at framtidige trekk på samme beløp blir avvist. Det er to måtar å korrigere på; 1) kontoeigaren aukar grensa på AvtaleGiro-avtalen. Dette gjerast ofte rett i nettbanken, og er noko kontoeigar må gjere sjølv. 2) reduser trekkbeløpet for neste køyring.
Det er ikke mulig å selv finne ut hvilke e-poster som er ugyldig.
Når fakturaene har blitt sendt ut via e-post, må Unicornis kontaktes og gis beskjed om at dere har sendt e-post til flere personer.
I løpet av en dag eller to (kommer på antall av medlemsmassen) vil alle e-poster som ikke kunne leveres, markeres ugyldig.
Vedlegg i HyperSys er ikke en fil som blir sendt til mottaker, men en URL-lenke som blir lagt til i e-posten, og mottakeren klikker på linken for nedlasting. Lenken lages ved å trykke på lenkeikonet, laste opp filen og sende det til serveren. Deretter vil det lages en lenke som mottaker av e-post kan klikke på for å se vedlegget.
Det er vanlig å skrive et ord som man markerer før man trykker på lenkeikonet, slik at det er dette ordet som vises i e-posten, og at man klikker på ordet for å se vedlegget.
Dere gjør følgende:
Hvis man vil legge til flere filer/vedlegg i en e-post, er det bare å gjenta stegene over for hvert vedlegg.
HyperSys sender ikke ut den faktiske fila i e-posten, da utsending av filer til mange personer fort vil medføre at e-poster fra deres HyperSys vil bli regnet som søppelpost i framtida.
Når du ser at ikke alle medlemmer er i samme fakturainformasjon, største grunnen kan være fordi et av de medlemmene har betalt et faktura tidligere før familien ble opprettet.
Dersom alle i familien er ubetalt, kan faktura varieres helt til fakturaen er betalt.
For at alle medlemmene skal komme fram til et faktura, må det opprettes en ny medlemskap.
Om medlemmet har betalt og reskontro er på 0, men indikatoren står fortsatt rød, vil mest sannsynligvis være fordi betalingen har føringsdato før fakturaen ble opprettet.
Kontakt oss for hvem det gjelder med medlemsnummer og vi ordner resten.
Når lokallagsleder har innlevert årsrapporten, er den låst i systemet.
For at årsrapporten kan komme videre, må noen fra styret signere, og når den har fått nok signaturer, kan dere da velge å avvise rapporten og be for ny innlevering.
Alle lister i HyperSys oppfører seg likt, og kan brukes på samme måte – som for eksempel medlemslisten.
Systemet vil si ifra hvilket nummer den sender SMSen med engangskode til.
Dersom dette nummeret er feil må du kontakte hovedorganisasjonen for å rette opp i det.
Et fødselsnummer er et ellevesifret registreringsnummer som tildeles av den norske stat til alle landets innbyggere, for å skille enkeltpersoner fra hverandre.
En vanlig feil er å blande fødselsnummer med personnummer.
Fødselsnummeret består av fødselsdato (seks sifre) og personnummer (fem sifre).
Dersom du har forsøkt å logge inn med feil passord mange nok ganger, vil kontoen din bli låst av sikkerhetsmessige grunner.
Det kan også hende at kontoen har blitt sperret av andre årsaker.
Merk at dette ikke vil synes fra innloggingssiden.
Hvis dette er tilfellet, må du kontakte hovedorganisasjonen og få de til å låse den opp igjen.
Dersom du ikke mottar eposten om passordendring, kan det være at e-posten din ikke er registrert, eller at den er registrert feil i HyperSys.
Da må du kontakte hovedorganisasjonen og få de til å registrere riktig e-post adresse.
For å få med hjelpetekst i innmeldingsskjema til nettsiden deres, må dere bruke Annet – Tekstblokk felt på innmeldingsskjema.