Skip to content Skip to footer

OCR

OCR betyr teikngjenkjenning, men i HyperSys og økonomisystem generelt blir det brukt for OCR-filer som sendast til/frå Nets med informasjon om betalignar gjort elle som skal bli gjort med bankoverføring.

OCR-filene inneheld informasjon om økonomiske transaksjonar på bankkonto og kan vere ein av fleire:

  • Rapport over innbetalingar til dykkar konto med KID
  • Ynskje om trekk frå andre sin konto til dykkar konto (AvtaleGiro)
  • Ynskje om utbetaling frå dykkar konto til andre sin konto (Direkte remittering)

HyperSys kan lage (generere) filer og sende til Nets, og ta imot (lese inn) OCR-filer laga av Nets.

Automatisk nedlasting av OCR-filer

For at automatisk nedlasting skal skje, må dere informere Nets om at dette skal hentes ned via kryptert filoverføring, ikke via nettbank. Kontakt brukerstøtte for hjelp med Nets-dialogen.

HyperSys laster daglig ned OCR-filer fra Nets for våre kunder. Etter nedlasting analyserer HyperSys innholdet i fila og legger betalingene inn i økonomisystemet. For hver betaling blir det deretter gjort et forsøk på å koble betaling til medlem, og deretter til åpen faktura.

Manuell importering av OCR-filer

Vi anbefaler å benytte automatisk importnering av OCR-filer, ikke manuell importering.

Filene lastes ned fra organisasjonen sin bank, eller i noen spesielle tilfeller, etter å ha blitt sendt på e-post fra banken deres. For å laste opp OCR-filer til HyperSys går man via Økonomi -> OCR-håndtering og deretter valget «Last opp OCR-fil».

Automatisk analysering av OCR-filene

Uavhengig av måten OCR-filene lastes opp i HyperSys på, vil automatisk analysering skje. Etter å ha sjekket at fila gjelder en bankkonto som er satt opp med KID-nummer i HyperSys, vil alle betalingene i fila bli lagt inn i Økonomisystemet, tilgjengelig under Økonomi -> Betalinger. Etter at dette er gjort, går HyperSys videre og kobler betalingene til de enkelte medlemmene basert på KID-nummeret.

Dersom medlemmet bare har en faktura ubetalt og denne er for likt beløp som betalinga, registreres faktura og medlemskapet som betalt. Hvis ikke må dere manuelt koble betaling til faktura, eller ta andre handlinger.

Bestille OCR på bankkonto

Dersom dykk ikkje har OCR-avtale på bankkontoen dykkar og de ynskjer automatisk registrering av betaling, må dette bli bestilt før KID kan brukast i HyperSys. Ulike bankar gjer dette på ulike måtar. Ofte er det lurt å snakke med din rådgjevar i banken først, men vi har skrive litt om ulike bankar under.

0. Eigen bankkonto?

Normalt sett vil du opprette ein eigen bankkonto for kontingentbetalingar, og ha OCR-avtalen inn der. Då er det enklare å avstemme i rekneskapen med bilaga som du kan hente i HyperSys.

1. Les først om KID-oppsett

Vi har skrive ein del om KID-oppsett på ei eige side. Kort oppsummert; du vil ha medlemsnummer + 5 siffer i modulus 10, minst 9 siffer.

2. Send inn bestilling

Fyll ut skjemaet til banken din. Under ser du skjermbileter av DnB sin prosess.

Ting å hugse:

  • Tillat betaling utan KID / Avvising av betalingar utan KID (felt 8.1 i standard Nets-avtale): Vi anbefaler å avvise betalingar utan KID. Dette gjer at personar som skal leggje inn betaling i nettbank får feilmelding dersom dei skriv melding og ikkje KID-nummer. Skriv dei melding og det går gjennom, må dykk manuelt leggje inn betalinga.
  • Kundeenhets-ID (felt 10 i standard Nets-avtale): 00141625
  • Periodisering / kor ofte dykk skal ha OCR-filer (felt 11.2 og 11.3 i standard Nets-avtale): Vi anbefaler «sluttoppgjør», dagleg.
  • E-post distribusjon (felt 12 i standard Nets-avtale): drift [alfakrøll] unicornis [punktum] no
  • E-post for kvittering når tjenesten er aktivert: drift [alfakrøll] unicornis [punktum] no
  • Kontaktpersoner (felt 15 i standard Nets-avtale): Huk av for «Program fra programleverandør».
    • Programvare: HyperSys, levert av Unicornis (nets-partner)
    • Kontakt hos programvareleverandør: Teknisk driftsgruppe, telefon 22 99 37 40 / e-post drift [alfakrøll] unicornis [punktum] no
  • Merknader i felt 15 standard Nets-skjema: Legg til teksten «Vi bruker programvare HyperSys, utvikla av Unicornis – ein Nets-partnar. Vi ynskjer at Unicornis skal hente/sende OCR-filer på våre vegne, og ber om at det blir oppretta ein ny Kundeenhets-ID (felt ti). Oversending skal skje via SFTP, og krypteringsnøkkel (public key) blir oversendt når avtale er operativ.»

3. Kontakt brukarstøtte

Når avtalen er registrert, kontakt brukarstøtte i Unicornis. Vi hjelp deg vidare med å sette opp kontoen i HyperSys, sjekker at alt ser fornuftig ut, og eventuelt oppsett av automatisk bankfilutveksling.

Døme på OCR-bestillingsskjema frå DnB

Bestilling av OCR-avtale hjå DnB, steg 1
Bestilling av OCR-avtale hjå DnB, steg 2

0 Comments

There are no comments yet

Leave a comment

Din e-postadresse vil ikke bli publisert. Obligatoriske felt er merket med *