Detaljvisning og håndtering av betaling

Lokal betaling/forbund

Organisasjoner som benytter seg av lokal betaling av kontingnet (forbund) vil ikke få opp like mange verktøy for håndtering av betalinger ettersom kontingent i slike tilfeller blir betalt gjennom opplasting av medlemsliste eller manuell registrering av betaling.

Detaljvisning

Tips

Du finner denne siden ved å gå inn på betalingslisten (Økonomi -> Betalinger) eller ved å klikke i referansefeltet til en betaling i reskontroen.

Betalinger i HyperSys har en egen detaljvisning som viser informasjon om betalinga og hva den har blitt brukt til. Her er det også verktøy for å “gjøre opp” betalinger som ikke er fullt ut håndtert. Dersom en betaling ikke er håndtert fullt ut vises det en varsel på toppen. Deretter får man informasjon om den enkelte betalingen, som blant annet betalingstype, beløp, betalingsdato og reskontro. Hver betaling i HyperSys er knyttet til en reskontro. En del betalingstyper har litt ekstra informasjon, slik som KID-nummer, transaksjons-fil eller liknende. Dette kan man se ved å klikke på Vis mer informasjon. Om betalingen er håndtert, helt eller delvis, vil man få opp grønne bokser med informasjon om hva betalingen ber brukt til under.

Om betalingen ikke er ferdig håndtert vil man få opp verktøy for å håndtere betalingen videre nederst.

Kontantbetaling

Eksempel på en kontant-betaling som har blitt brukt på faktura og donasjon. Av en betaling på 3 500kr har 110kr blitt brukt på en utestående kontingent-faktura, og 3 390kr har blitt gitt som donasjon.

Ekstern betaling

Dette er et eksempel på en ekstern betaling som ikke har blitt brukt til faktura, donasjon eller lignende enda.

Merk advarselen som vises i toppen av betalingen siden den ikke er ferdig håndtert.

Merk også at betalingen ble gjort i 2019 men kan brukes på en faktura i 2020. Betalinger blir ikke knyttet automatisk til fakturaer utenfor perioden den gjelder for (for å ta høyde for støtteordninger og tidlige/sene betalinger), men kan nå manuelt bli brukt på en slik faktura.

Håndtering av betaling

HyperSys vil automagisk forsøke å knytte en betaling til utestående faktura når den kommer inn i systemet, blant annet basert på KID-nummer, reskontro og liknende. I enkelte tilfeller, hvor det betalte beløpet ikke stemmer med utestående faktura, eller hvor HyperSys ikke finner fakturaen som betalingen gjelder for, må betalingen håndteres manuelt.

Første steg i å håndtere en betaling manuelt er å gå inn på detaljsiden for betalingen. Her vil man få opp tilgjengelige verktøy for å håndtere betalingen.

Bruk på faktura

Øverst blant verktøyene vil man få liste over alle fakturaer som er knyttet til betaleren og som kan betales. I tilfeller hvor betalingen ikke automatisk blir brukt på faktura (eks. feil beløp eller betalingsdato før/etter normal gyldighet for fakturaen) kan dette brukes for å manuelt bruke en betaling på en utestående faktura.

Betalingen vil bli knyttet direkte mot fakturaen. Dersom betalt sum er mer enn fakturaen er på (evt restbeløp på fakturaen), vil du etterpå få opp et valg om hva du vil gjøre med resterende sum av innbetalinga.

Legg til donasjon

Donert sum: I tilfeller hvor man ønsker å dele donasjonen over flere kampanjer, eller ønsker å kun føre deler av betalt beløp som donasjon, kan man fjerne avhukingen på Samme som betalingsbeløp for å justere beløpet.
Kampanje: Alle donasjoner må knyttes til en kampanje. En kampanje er en samling med donasjoner, og som regel følger kalenderåret. Alle som bruker HyperSys har som standard kampanjen “Donasjoner” tilgjengelig. <lenke> Klikk her for å lese mer om kampanjer.

Umatchet betaling: hvis betalingen ikke er knyttet til en person (dvs. den ligger på reskontroen “Uhåndterte betalinger”) vil man måtte søke opp og velge bruker før man kan føre donasjonen. Dette gjelder typisk for OCR-betalinger med KID-nummer som ikke finnes i HyperSys fra før.

Når man legger inn en donasjon vil dette føres på den valgte kampanjen (for enkel oppsummering av donasjoner over tid) og det vil opprettes en negativ føring på reskontroen (“motføring” mot betalingen). Betalingen vil også kobles til donasjonen.

Refunder betaling

Merk!

HyperSys vil ikke gjennomføre utbetaling til betaleren når man refunderer en betaling. Du må selv betale tilbake pengene til medlemmet gjennom deres bank.

I noen tilfeller som dobbeltbetaling eller for mye betalt ønsker man å betale tilbake (deler av) beløpet. For å registrere at dette er gjort må man fylle ut:

Refundert sum: beløpet som skal refunderes. I tilfeller hvor man ønsker å beholde deler av beløpet (f.eks. føre deler som donasjon eller bruke det på en faktura) kan man fjerne avhukingen på Samme som betalingsbeløp som gjør det mulig å justere beløpet som blir ført til refundering i HyperSys.
Årsak: det kreves en enkel tekst som forklarer årsaken til refunderingen. Dette kan for eksempel være “dobbeltbetaling”, “betalt feil beløp”, “finner ikke medlem” eller tilsvarende.

Når man legger inn en refundering vil det registreres en negativ føring på reskontroen (“motføring” for betalingen).

Søk etter bruker

Søk etter medlem (bruker eller bedrift/organisasjon)

Velg en faktura som er ubetalt

Bekrefte at du ønsker å bruke denne betalingen på denne faktura ved å trykke på send inn.

Hvis betalingen skal benyttes helt eller delvis på en faktura som er utstedt til en annen person (eks. familiemedlemmer) så kan man bruke dette verktøyet for å søke opp personen, og deretter velge hvilken faktura betalingen skal benyttes på. Deretter velger man faktura og bekrefter føringen. Merk at aktøren man søker opp må ha én eller flere fakturaer som kan betales.

Når man fører betaling til en faktura på en annen aktør vil det flyttes penger fra reskontroen til betaleren, til reskontroen til fakturamottakeren. I tillegg vil betalingen knyttes direkte til den valgte fakturaen.