Masse-utsending av faktura (Sjølvbetent fakturering)

Når du har oppretta bunt for fakturasending, så får du opp eit vindauge for å konfigurere bunten. Det fyste steget er å konfigurere sendemåte. HyperSys vil foreslå det mest kostnadseffektive fyst, som oftast er (AvtaleGiro), eFaktura/EHF, e-post og brev. Det neste steget er å velje forfallsdato og eventuell planlagd sending. HyperSys vil fyst foreslå to veker forfall, men ved å klikke på blyantikonet kan de velje andre forfallsdatoar.

I bakgrunnen vil HyperSys vil då køyre analyse (“Presjekkar”) av gyldige sendemåtar. Ekesempelvis vil HyperSys fyst sjekke om personen har ein aktiv AvtaleGiro-avtale. Dersom personen ikkje har ein AvtaleGiro-avtale, vil HyperSys sjå om det er mogleg å sende eFaktura til personen og så vidare med e-post og til slutt brev. Dersom ein ikkje har nokon måte å sende faktura på, vil HyperSys naturlegvis ikkje ha moglegheit til å sende ut faktura, og personen vil bli registrert som uleverbar.

I nokre tilfelle vil du sjå færre fakturaer i bunten enn det du har vald ut. Les om kvifor her.

Steg 3 er å utforme e-posten som skal ut til medlemmane som skal ha faktura på e-post. Dette verktøyet fungerer likt som anna e-post-sending i HyperSys, kor ein kan gjere tilpasningar, bruke flettefelt og liknande. Det er frå før av lagt inn eit døme på korleis e-posten kan sjå ut, men vi tilrår sjølvsagt å redigere denne for å gjere e-posten meir tilpassa eigen organisasjon.

Deretter vil de kunne sjå ei førehandsvisning av e-posten slik den vil sjå ut for medlemmane. Når du er nøgd med e-posten, kan du trykke på Lagre-knappen.

Du kan seinare redigere e-posten seinare under “Malar”.

Når du har konfigurert og lagra ein bunt for utsending, kjem du til landingssida for bunten. Øverst finn du oppsummert statistikk som viser status på alle utsendingar per bunt. Til høgre for dette finn du informasjon om bunten, og under finn du knapp for å faktisk sende bunten.

Bunten har tre underfaner. Proseess viser status på dei ulike måtane som er konfigurert for utsending og kor mange so mer fordelt på dei ulike buntane. Malar viser kva for malar som blir brukt (e-post- og fakturamalar), og Liste viser kva for utsendingsmåte som faktisk blir brukt for kvar enkelt faktura. Lista i utsendingsbunten fungerer som alle andre lister i HyperSys, berre at det finnast andre kolonnar, som til dømes utsendingsmåte og status på sjølve sendinga.

Om du klikkar på listevisning kan du filtrere direkte på dei ulike underbuntane, ved å klikke på namnet på fakturabunten.

Når du har sett over utsendinga og at medlemmane er sortert på riktig måte og er nøgd med korleis e-post og faktura ser ut, skal du trykke på den store blå knappen kor det står Send fakturaer.

Du vil då få opp eit sidepanel som oppsummerer kva og kor mange som blir sendt, samt når dei blir sendt i fyste omgang. I dette døme seier sidepanelet at AvtaleGiro, eFaktura, EHF og E-post blir sendt. I tillegg tydar resirkuleringsikonet på at dei som eventuelt feilar (av tekniske årsaker), blir flytta til siste underbunt, som i dette tilfellet er brev. Du vil òg sjå ei førebels oppsummering av dei metodane som vil bli brukt seinare. Vi har òg lagt ved eit døme på ein av fakturaene som blir sendt i ein av desse underbuntane, som vi tilrår å sjå over.

Når du har sett over oppsummeringa av utsendinga, klikkar du deg vidare for å førehandsvise e-posten som blir sendt ut. For å endre på dette må du gå tilbake til Mal-fana og klikke på Endre mal.

Når du er nøgd med at utvalet, fakturaen, e-posten og forfallsdato ser greit ut, så trykkar du på Lagre og send. Når dette er gjort startar HyperSys sjølve utsendinga, og du kan når som helst laste om sida for å sjå kor langt HyperSys har kome i prosessen. Her kan du til dømes sjå at AvtaleGiro-trekk er sendt og at HyperSys held på å sende ut EHF, eFaktura og e-post.

Siste steg i utsendinga

Når du har sendt ut AvtaleGiro, eFaktura/EHF og e-post, vil HyperSys analysere dei ulike utsendingsmetodane og kva fakturaer som har blitt sendt og ikkje. Etter eitt til to døgn vil HyperSys få vite om nokon i underbuntane har feila, til dømes om ein e-post har kome i retur, og bytte utsendingsmetode til brev for dei som kan motta dette.

Slik kan det sjå ut når du har sendt ut fyste utsendingsbunt. I dette dømet har HyperSys bytta utsendingsmetode på 4 stykk, og dei er flytta frå dei andre utsendingsbuntane til brevutsending eller at dei ikkje kan leverast.

Vi tilrår å vente eit par-tre dagar før de går inn på bunten igjen, slik at HyperSys får tid til å sjekke om ein utsending har feila eller ikkje. Deretter kan de trykke på Send fakturaer via post, og du vil få opp eit nytt sidepanel med førehandsvisning av ein brevfaktura, og ein knapp for å iverksette sendinga.

Under listevisninga av bunten ser du korleis dei vil motta faktura, og om fakturaen kan sendast i det heile tatt. Til dømes kan de sjå at 10009 ikkje har nokon gyldige sendemåtar tilgjengeleg og er derfor sortert til å vere “Uleverbar”.