Annen fakturamottaker

I HyperSys er det mulig å sette opp at faktura skal mottas av andre enn medlemmet selv. Dette kan for eksempel brukes i tilfeller hvor et annet familiemedlem skal betale for et medlemskap eller sentralt fakturamottak i kommune.

Når annen fakturamottaker er aktivt vil alle fakturaer for den personen bli sendt til spesifisert fakturamottaker. Vanlige meldinger vil fortsatt bli sendt direkte til det enkelte medlemmet, men alle fakturaer vil bli sendt til fakturamottakeren.

I HyperSys brukes fakturamottaker i hovedsak på to forskjellige måter: samlefaktura, og omadressering.

Omadressering

Den andre metoden for annen fakturamottaker er omadressering. Fakturaen vil fortsatt være utstedt til medlemmet direkte (juridisk mottaker av fakturaen), men den vil bli adressert til fakturamottakeren.

Ved omadressering vil fakturaen inneholde navnet til den juridiske mottakeren av fakturaen, etterfulgt av “c/o” og navnet og adressen til fakturamottakeren.

For å bruke omadressering må annen fakturamottaker være aktivert. Deretter går man inn på profilen til personen som mottar fakturaen fra før, og klikker på feltet ved siden av “Fakturamottaker” i boksen øverst til venstre, velger “Noen andre” og følger veiledningen derfra.

Eksempler

• Lise Nordmann har adressen “Eksempelveien 42, 0100 Oslo” og har et medlemskap i organisasjonen
• Per Nordmann har adressen “Bygaten 11A, 7010 Trondheim” og er fakturamottaker for Lise

a) Uten annen fakturamottaker	b) Per er fakturamottaker for Lise	c) Eksempel b, med ekstra referanse
Lise Nordmann Eksempelveien 42 0100 Oslo	Lise Nordmann c/o Per Nordmann Bygaten 11A 7010 Trondheim	Enhet 1234 Lise Nordmann c/o Per Nordmann Bygaten 11A 7010 Trondheim

I eksempel c ovenfor er det lagt inn en tillegg-referanse “Enhet 1234”, som kan være nyttig for eksempel når fakturaen skal sendes til et felles fakturamottak. Referansen kommer som en egen linje på toppen av mottakeren.

Samlefaktura

For at flere medlemmer skal kunne motta samlefaktura må man bruke familiemodulen i HyperSys. Man kan velge å slå av eller på felles faktura for hver enkelt familie Som standard er felles faktura aktiv.

Når en familie bruker samlefaktura vil alle fakturalinjene for familien samles på én enkelt faktura. Fakturaen blir adressert til familiens eier/leder (ofte hovedmedlem), som ofte er en forelder hvis familien inneholder barn.

Ved bruk av samlefaktura vil fakturaen automatisk endres når man legger til eller fjerner medlemmer i familien, eller endrer deres kontingent. Fakturaer som allerede er betalt vil ikke bli endret, men ubetalte fakturaer vil automatisk bli oppdatert til å gjenspeile hele familien.

Om en faktura har blitt sendt vil den ikke bli oppdatert. Sendte fakturaer kan ikke oppdateres, men vil i stedet bli kreditert automatisk. Deretter blir det opprettet en ny faktura (med nytt fakturanummer) som gjenspeiler fakturagrunnlaget for hele familien.

Samlefakturaer er også knyttet til én enkelt reskontro, som gjelder for fakturamottakeren. Det er her betalingene for fakturaen blir registrert. Når man går inn på reskontro på medlemmer som er fakturert med samlefaktura vil “Reskontro”-knappen vise den felles reskontroen.

Når det sendes en samlefaktura fra HyperSys vil det kun vises i loggen til fakturamottakeren, og ikke blant alle personer som er dekket av fakturaen.