Teknisk oppsett av e-post i HyperSys
I denne artikkelen skal vi gå gjennom viktige elementer ved det tekniske oppsettet som sikrer at e-post blir sendt fra HyperSys og håndtert av mottakers e-post klient på best mulig måte. Dette er en artikkel for superbrukere og dette er ting som er særlig aktuelt for nye kunder, og særlig for HyperSys Light kunder som forventes å gjøre endel grunnleggende konfigurering på egenhånd. Dette er en samleartikkel som erstatter Oppsett av e-post-domener, DKIM-oppsett, SPF-oppsett , TLS-kryptert transport av e-post og hvordan forbedre e-posttreff.
TLS
Er en teknologi som sikrer at e-post som sendast fra en maskin til en anna maskin ikke kan lesast av andre imellom, ettersom frakt av e-post er kryptert . Merk e-postens innhold ikke er kryptert, men vil med andre ord være beskyttet for snoking underveis fra en maskin til en annen. TLS er aktivert for all e-post fra Hypersys.
Administrasjon av domener (SPF og DKIM)
Under administratorsiden finner du menyvalget “Administrer domener” som lar deg se en oversikt over alle domener som brukes for å sende e-post fra HyperSys, og hvilke SPF og DKIM oppsett for de ulike domene. Oppsett for DKIM og SPF må sannsynligvis gjøres av en webansvarlig i din organisasjon, ettersom det krever tilgang til å endre på innstillinger for domenet / nettsiden til din organisasjon.
Som vist på bildet nedenfor ser du listen over verifiserte og ikke-verifiserte e-post domener. Du vil se ikoner med grønne haker og eller røde kryss ved siden av et domenenavn, i tillegg til knappene “kjør sjekk/oppdater status” og “start verifisering/oppsett” eller “fjern oppsettet”. Disse handlingene lar deg sjekke, starte eller fjerne verifisering (med andre ord fjerne/legge litt oppsett for DKIM og SPF).
Listen viser også både e-post domener som er i bruk i din organisasjons del av HyperSys og viser om disse er verifisert eller om det er e-post domener din organisasjon bruker som ikke kan verifiseres.
Mer om SPF
SPF er en teknologi som lar den som står som eier av et domene erklære til internett hvem som får lov til å sende e-post fra dette domenet. Dersom SPF-oppsett ikke er fullført kan e-postene du sender bli stemplet som søppelpost, og dermed havne i mottagerens spamfilter og vil ikke bli synlig i mottagerens innboks. Dersom du er usikker på om din organisasjon har satt på SPF kan du sjekke dette ved hjelp av verktøy slik som EmailStuff, om du vil se om det er HyperSys.no domenet du vil sjekke i verktøyet skal du skrive inne “hypersys.no” i verktøyet til EmailStuff.
For å legge til SPF gjøres ved å endre DNS-oppsettet som gjøres i kontrollpanelet hos din nettsideleverandør, og krever derfor at du kan logge deg inn og at du har relevant kunnskap for å gjøre endringene. Endringene gjøres ved å legge til følgende linje i et .TXT dokument; «v=spf1 include:spf.hypersys.no -all» dette er en såkalt enkel SPF regel som er nyttig dersom det kun er fra HyperSys dere sender e-post i din organisasjon. Dersom dere sender e-post fra flere domener enn HyperSys må dere bruke følgende SPF regel;
«v=spf1 mx include:spf.hypersys.no -all».
For mer informasjon eller hjelp tilknyttet oppsett av SPF ber vi deg ta kontakt med brukerstøtte.
Mer om DKIM
DKIM er en metode for å verifisere at denne spesifikke e-posten er sendt av noen som får lov til å sende e-post på dette domenet. Slik som med oppsett av SPF gjøres DKIM oppsett også i DNS-oppsettet hos din nettsideleverandør. DKIM og SPF jobber sammen for å sikre at e-postene fra din organisasjon blir vist på best mulig måte i din mottakers e-postklient (og implisitt ikke blir stemplet som søppelpost eller støy på mottakers e-post domene). DKIM virker ved at feltet hvor avsenderadressen står blir autentisert ved hjelp av en signatur-nøkkel som leses av mottakers e-post klient, dermed kan man ikke lenger jukse seg til å utgi seg som en annen ting ved å manuelt endre avsenderadressen. I tillegg til den spesifikke nøkkelen som knyttes til en e-post setter DKIM også en offentlig nøkkel, som e-post klienter automatisk forsøker å innhente når de registrer at det blir kommer en ny e-post til deg.
På bildet nedenfor ser du anbefalt DKIM-oppsett for din organisasjon.
I bildene nedenfor viser vi hvordan du kan gjøre en test i Gmail for å se om e-post sendt via HyperSys går gjennom både SPF og DKIM sjekkene.
Andre konkrete tiltak
Tips 1: Du kan anbefale mottakere av e-post fra din organisasjon om legge til den/de adressene du sender fra i sin kontaktliste, det bidrar til å unngå at en e-post klient stempler e-posten som spam.
Tips 2: Bruk flettefelt når du sender ut e-post for å gjøre e-posten mer personlig, bruk f.eks. flettefelt for å erstatte fornavn med navn på medlem i innledning og i teksten. Da blir hver e-post unik og det er en større sannsynlighet for at det unngår spam filteret.
0 Comments