Skip to content Skip to footer

Konfigurasjon av organisasjoner

For å gjøre endringer i organisasjonsoppsett går du via menyvalgene “vår organisasjon” og “oppsett”. Der vil du se en liste over ulike organisasjonstyper som finnes i din del av HyperSys, samt definere roller og verv. Det er også her dere definerer hvilke organer dere har bruk for, og det er her du finner oversikten tilgangsrapport for verv som gir en oversikt over alle verv som er oppretta og hvilke tilganger de har blitt tildelt. Dette menyvalget er i all hovedsak kun tilgjengelig dersom du står i sentralleddet.

Organisasjoner og underorganisasjoner

Når vi snakker om organisasjoner innad i HyperSys er det alt fra sentralleddet til underorganisasjoner, så fra sentralt til lokallag. Sentralleddet og underorganisasjonene har alle hver sin organisasjonsprofil hvor informasjon som adresse, styre og organisasjonsnummer er tilgjengelig. En underorganisasjon i Hypersys er en aktør som er underordnet hovedorganisasjonen. Underorganisasjoner er mest brukt for fylkeslag og lokallag (forening for forbunder) til en organisasjon. En organisasjonstype er for eksempel fylkeslag eller lokallag. Man kan selv konfigurere hvilke organisasjonstyper man ønsker, les mer om det  Les mer om oppretting av underorganisasjon her. Plassering av medlemmer kan gjøres manuelt eller ved automatisk tilordning. Når man setter opp automatisk tilordning vil medlemmet automatisk settes i lokallaget eller fylkeslaget vedkommende tilhører.

Dersom du klikker på «Organisasjonstyper» øverst på siden, vil du se en liste over de forskjellige organisasjonstypene som eksisterer. Dersom du ønsker å endre på en eksisterende organisasjonstype kan du gjøre dette ved å klikke på blyantikonet. For å opprette en ny organisasjonstype trykker du på “Ny organisasjonstype”. Dersom du ønsker å opprette en underorganisasjon må du først lage en organisasjonstype som passer til den underorganisasjonen man skal opprette (f.eks. fylkeslag og lokallag).

Opprette underorganisasjoner

For å opprette en ny underorganisasjon må du klikke deg inn på menyvalget Vår organisasjon også finner du menyvalget Underorganisasjoner, da kommer du inn på en liste over underorganisasjoner. Fra denne siden kan du også opprette en ny underorganisasjon ved å klikke på Opprett underorganisasjon. I neste vindu må du velge type, for eksempel lokallag og gi et navn til den nye underorganisasjonen. Når du har trykket på opprett blir du sendt til organisasjonsprofilen hvor du bør oppdatere informasjonen.

To ekstra tips: Fra underorganisasjonslisten er det også enkelt å kontakte alle eller noen av disse samtidig, ved å velge de du vil kontakte også trykke på send e-post eller sms.
I tillegg og dersom du har aktivisert automatisk tilordning av lokallag, er det lurt å oppdatere dette oppsettet slik at du er sikker på at den nye underorganisasjonen din får et regelsett som gjelder medlemmene som skal melde seg inn der.

Organtyper og opprettelse av organer

I HyperSys tenker vi på et et organ er en gruppering av personer som har verv i en organisasjon for en viss periode, for eksempel et styre. Hvis du klikker på «Organtyper» øverst på siden vil du se en liste over de forskjellige organtypene som er opprettet, og hvilke organisasjonstyper de er tilgjengelige for. Som med organisasjonstyper kan du også lage nye organtyper ved å bruke knappen ny organtype, og organtypene må lages før du kan opprette organene. Du kan definere hvor lenge en vanlig periode er for dette organet, men du må heller ikke fylle inn noe i periodelengde.

Trykker du på blyant-ikonet ved siden av navnet til organtypen vil du må mulighet til å redigere og slette denne. Da kan du f.eks. angi hvor mange av denne organtypen som skal være mulig å ha per organisasjon, du kan så klart også redigere navnet og angi en beskrivelse av denne samt velge hvilke organisasjonstyper denne organtypen skal være tilgjengelig for.

Redigering av aktive organer

Ønsker du å gjøre endringer i et organ som er i bruk i dag må du gå til organisasjonsprofilen til den organisasjonen som har tatt i bruk organet. På profilsiden ser du etter kortet som heter styrer og andre organer, der du ser etter et blyant-ikon. Trykker du på blyantikonet vil du se at du blir presentert for en rekke alternativer; endre, avløse eller avslutte. For å bytte ut medlemmer eller legge til nye verv i dette organet bruker du endre. Da vil du kunne fjerne et medlem fra et organ ved å trykke på det blå krysset ved siden av medlemmets navn, samt å kunne legge til nye medlemmer via å legge til vervet som dette medlemmet skal besitte.
Dersom et sentralstyre har sittet ut sin periode og det er behov for fornying bruker du avløse, da vil du måtte sette startdato for det nye styret og det gamle vil flytte seg til tidligere organer. Ved avløsing må du gi det et nytt navn og velge hvilke verv og medlemmer som skal være inkludert. Vi anbefaler egentlig ikke å bruke avslutt dette organet, annet enn ved situasjoner der lokallag skal legges ned eller slås sammen.

Roller, verv og tilgangsstyring

Det er her inne du definerer hvilke roller og verv som skal være mulig å bruke i hele din del av HyperSys. Dersom f.eks. vervet styreleder eller rollen økonomiansvarlig ikke er etablert her inne, vil det ikke være mulig å tilknytte noen medlemmer til disse i organer i noen underorganisasjoner. Når du kommer inn på siden ser du en liste over alle roller og verv som er opprettet, hvilke funksjoner de har i din organisasjon, om det er en primær eller tilleggsrolle, hvilke organtyper og organisasjonstyper de er tilgjengelig for, og hvor mange medlemmer som kan dette vervet innad i en underorganisasjon.


Du kan legge til nye verv ved å bruke knappen ny rolletittel. Da møter du på en dialogboks som gir deg en hel del valg. Skal det brukes kun i organisasjoner? Eller skal det kun være tilgjengelig for organer? Det kan også være mulig å bruke i begge. Du må gi rollen et navn og det er lurt å gi en forklarende beskrivelse, slik at andre i ditt org.-tre kan bruke rollen på ønsket måte. Du må i tillegg velge fra listen over forhåndsdefinert roller hva det er du nå lager; styreleder, daglig leder, nestleder, styremedlem, vara, revisor, kontaktperson eller annet. Du vil se at det er ulike ikoner tilknyttet disse rollene, det vil si at noen av de kun er tilgjengelig for bruk i organisasjoner (f.eks. daglig leder) og andre er kun mulig å bruke i organer (f.eks. styremedlem). Avhengig av om du har valgt at denne rollen skal være mulig å bruke i organisasjoner eller organer, må du også velge hvilke av disse typene rollen skal være tilgjengelig for.
I tillegg må du velge om det skal være en primærrolle (f.eks. styreleder og daglig leder) og du må velge hva slags tilgangsnivå medlemmet som har denne rollen trenger å ha for å gjøre det den skal gjøre (f.eks. en daglig leder bør nok ha de fleste tilgangsnivåer – men en revisor trenger ofte kun tilgang til økonomiverktøy). Du tildeler et medlem en rolle via organisasjonsprofilen til den spesifikke underorganisasjonen som vedkommende har tilhørighet i.
Tilgangskontroll i HyperSys defineres fra minst på venstre side til mest på høyre side (fra ingen tilgang til slette-tilgang).

0 Comments

There are no comments yet

Leave a comment

Din e-postadresse vil ikke bli publisert. Obligatoriske felt er merket med *