Endre fakturamottaker

Som standard sender HyperSys faktura til medlemmets eller organisasjonens postadresse. Men det er mulig å spesifisere en annen adresse eller mottaker for faktura. Dette gjøres fra medlemmets eller organisasjonens profilside. Dette kan være nyttig dersom en annen person skal betale kontingenten, om det er en organisasjon/bedrift som har et sentralt fakturamottak, eller et lokallag der faktura skal sendes til nåværende leder eller kasserer.

For å endre fakturaadressen, eller endre måten faktura blir sendt ut på, i medlemmets eller organisasjonens profil klikker du på teksten som står etter “Faktura blir sendt til”. Redigerer du dette feltet forteller du altså HyperSys at faktura som er knyttet til et medlem eller en organisasjon, ikke skal sendes til postadressen men skal sendes til en annen adresse.

Kort beskrivelse av dialogboksen

Klikker du på linjen får du opp en dialogboks med en rekke valg. På bildet nedenfor kan du se denne boksen, og vi ser at medlemmet nå får sendt faktura til sin vanlige postadresse ettersom dette feltet er uthevet. Dersom du ønsker å legge til ny fakturadresse kan du gjøre det ved å klikke på “rediger” i “Fakturaadresse-feltet”. Om du ønsker at faktura skal gå til annen fakturamottaker kan du definere det ved å klikke på “rediger” i “Annen fakturamottaker-feltet”.

Feltet “ekstra referanse” kan brukes om mottaker har behov for en ekstra referanse ovenfor adresselinjen, som gjør det lettere å sortere posten internt. Ekstra referanse brukes oftest på faktura som sendes til fakturamottak og må merkes med ressursnummer eller lignende. Feltet “faktura-e-postadresse” kan brukes dersom medlemmet primært ønsker å motta faktura per e-post (kan defineres i feltet nedenfor “Foretrukket måte å få faktura på”), men medlemmets faktura ikke skal gå til e-postadressen som er tilknyttet medlemskapet.

Feltet foretrukket måte å få faktura på gjør det enkelt å velge faktureringsmetode.

Endre fakturadresse

Klikker du på “rediger”-knappen i endre fakturaadresse feltet blir du sendt videre til et nytt vindu som gir deg mulighet til definere innhold i ekstra referansefelt og å definere ny fakturaadresse for mottaker. Ved bruk av forhåndsvisning vil du raskt få se hvordan addressefeltet blir seende ut på faktura. Vi gjør oppmerksom på at nettleseren må oppdateres etter at du har lagret og lukket vinduet for at endringen du har gjort skal bli synlig i medlemmets profil.

Annen fakturamottaker

Ønsker du endre fakturamottaker for medlemmet skal du redigere feltet Annen fakturamottaker. Denne menyen lar deg også legge til ekstra referanse felt, og du får her mulighet til å søke etter en annen bruker i medlemslisten.

Organisasjon som fakturamottaker

Om medlemmet skal få faktura tilsendt faktura til adressen til et lokallag, kan du velge for en organisasjon og søke opp riktig lokallag. Merk at dersom organisasjonen ikke har definert postadresse på organisasjonsprofilen kan du feilmelding som vist på bildet nedenfor.

Spesifikke rolle som fakturamottaker

Skal faktura gå til en spesifikk rolle i organisasjonen (kun tilgjengelig for roller i egen organisasjon) kan du velge det også, og søke opp relevant rolle. Dette kan være nyttig dersom det er ønskelig at vervet “Kasserer” i organisasjonen alltid skal motta faktura på vegne av organisasjonen, uavhengig av hvilken person som sitter i vervet.

Felles fakturamottaker

For å redigere feltet felles fakturamottaker må du til familiemodulen, for medlemmer som allerede er i familie får du dialogboksen som er vist på bildet nedenfor og ellers håndteres familier på samme måte som vist i “Familiegrupper”.