Hva er familie og aktørgrupper, og hvordan du bruker modulen
Dersom du ikke finner menyvalget “Familier og aktørgrupper” innenfor “Medlemskap” eller på et medlems profilside, kan det tyde på at modulen ikke er aktivert for din organisasjon. I så tilfelle ta kontakt med supportavdelingen.
Modulen “Familier og aktørgrupper” lar deg samle et utvalg av medlemmer i en gruppe. Dette kan være nyttig f.eks i tilfeller der du ønsker å sende en samlet faktura til familien, og kanskje særlig for barne- og ungdomsorganisasjoner som har naturlig begrensninger på hvem som kan stå som fakturamottaker. For å lese mer om samlefaktura anbefaler vi deg å følge lenken til artikkelen som beskriver dette. Etter at du har opprettet en eller flere familiegrupper, vil du også kunne se en oversikt disse i en egen listevisning, denne finner du via menyvalget “Medlemskap” og går videre til til “Familier- og aktørgrupper”.
En fordel ved å knytte familiemedlemmer sammen er at du da får mulighet til å legge til kolonner i medlemslisten som foreldres navn og foreldres kontaktinformasjon. Ettersom HyperSys nå også vet hvem som er barn og hvem som er foreldre i en familie (fordi det er definert via rolle-velgeren), får du dersom du ønsker å komme i kontakt med medlemmet – også mulighet til å sende en kopi til foresatte. Det gjelder både via SMS og ved e-post utsending. Du huker da av for “Send kopi av meldingen til kontaktperson for disse”, før du trykker på “Send”.
Slik oppretter du en gruppe og legger til medlemmer
For å opprette en familie må du finne det medlemmet som skal stå som gruppens eier og kontaktperson, gå så til medlemmets profilside. Da kan du enten velge å trykke på linjen som er merket “Familie” i boksen med medlemmets personalia, der står det “Opprett ny familie”. Det er også en egen boks på profilsiden som heter “Grupper og familier” nedenfor medlemmets “Donasjoner og kampanjer” boks.
Når du har trykket på “Opprett ny familie” får du opp en dialogboks som ber deg bekrefte at du vil gjennomføre handlingen, og spør om du vil opprette samlefaktura for medlemmene i familien. Etter å klikket på “opprett familie” knappen, blir du sendt videre til detaljvisningen for denne familien. I dette vinduet har du mulighet til å legge til nye medlemmer i familien, du har også mulighet til å sette felles adresse for familien. Det kan det være lurt å vente med til etter at alle familiemedlemmer er lagt til, ettersom det overskriver adressefeltene på samtlige familiemedlemmers profilside.
Du legger til nye medlemmer i gruppen ved å klikke på “nytt medlem”. I dialogboksen som dukker opp kan du velge mellom å finne et eksisterende medlem i medlemslisten, ved å søke på navn. Du kan også opprette nye medlemmer i din medlemsdatabase direkte fra dette vinduet, dersom du trykker på “Legg til nytt medlem”. Trykker du her åpnes et nytt vindu hvor du må oppgi personalia, kontaktinformasjon samt velge medlemskapstype for det nye medlemmet. Du må også velge hvilken rolle det nye medlemmet i familien skal ha, barn eller forelder. Om du har aktivert samlefaktura for familien, vil medlemmene du legger til automatisk bli tilknyttet familie eierens samlefaktura.
Du kan endre et medlems basisinformasjon (Navn, adresse, telefonummer, e-postadresse og rolle) fra familievisningsvinduet, det gjør du ved å trykke på det blå blyant ikonet. Slik kan du også skru av at du ønsker at alle medlemmer skal ha samme adresse.
Håndtering av familier og familieøkonomi
I skrivende stund er det to alternativer fra brukergrensesnittet for å åpne detaljevisning av familien som et medlem er tilknyttet, begge knappene finner du på medlemmets profilside. Enten kan du finne familiens navn i personalia boksen, klikker du på familiens navn blir du tatt videre til visning av familien. Alternativt er å gå dit via grupper og familier boksen på profilsiden til medlemmet, der klikker du deg inn i familie visningen ved å trykke på håndter.
Inne på familiens profilside har du også kortet “økonomi”, der vil du kunne se betalingsstatus på familiens faktura ved å trykke på “Vis” knappen til høyre for kolonnen status. Om du har opprettet en familie og lagt til medlemmer vil du også se at det er flere fakturalinjer som er blitt opprettet og som står som kreditert, det er de foregående samlefakturaene som ble opprettet underveis i familieopprettelsen. Disse fakturalinjene vil også være synlig på de enkelte familiemedlemmenes reskontro, men er altså bare en bieffekt av at HyperSys krysskobler de individuelle familiemedlemmenes reskontro.
Familier i medlemslisten
Fra medlemslisten kan du sortere på foresattes navn ved å legg til foreldres navn og kontaktdetaljer på samme måte som du legger til andre filtre og kolonner. I denne artikkelen “Medlemsliste” kan du lese mer om håndtering av medlemslisten. Etter at du har lagt på filtrering som kun gir deg foreldres kontaktinformasjon kan du sende SMS eller e-post kun til disse medlemmene. Som standard sendes informasjon til familiens kontaktperson, så lenge den er definert som forelder i HyperSys.
0 Comments