Hvordan: sende e-post
Det er flere måter å sende e-post til medlemmer fra HyperSys. Du kan sende til enkeltmedlemmer, fra medlemslisten, og du kan sende faktura på e-post ved hjelp av fakturahåndtering. I denne artikkelen er det utsending av e-post fra medlemslisten som blir brukt som eksempel, men fordi e-postverktøyet er likt for alle e-postene som blir sendt gjennom HyperSys vil du kunne bruke denne som støtte uansett hva slags e-post du vil sende.
Dersom du skal sende e-post til mange samtidig anbefaler at du gjennomfører en test til din egen e-post før e-posten sendes ut til et større utvalg. Du kan også sette opp en standard e-post stil som vil gjelde for alle e-poster som blir sendt i ditt organisasjonstre, for å lese mer om det anbefaler vi artikkelen som heter oppsett av e-poststil. Har du definert en standard stil vil det påvirke formateringen, men vi anbefaler allikevel at du sender du e-posten til deg selv når du er fornøyd med formateringen av innholdet, slik at du får sjekket at den ser ut slik som du ønsker. Fordi det også kan være noen forskjeller i hvilke flettefelt/variabler som er tilgjengelig dersom du skal sende e-post via fakturahåndtering kontra om du sender fra medlemslisten bør du derfor test utsendingen på nøyaktig samme måte som du skal sende ut til utvalget ditt på. Hvis du skal sende e-post fra medlemslisten bør du altså sende til deg selv fra medlemslisten.
Velge mottakere
Fra medlemslisten kan du sortere ved hjelp av ulike filtre, om du er usikker på filtreringer anbefaler vi deg å følge linken til artikkelen som handler om medlemsliste og filtrering. Når du har et utvalg som du er fornøyd med og har valgt alle som skal stå som mottaker av e-posten, trykker du på e-post ikonet i medlemsliste-menyen. Da blir du veiledet gjennom skriving og formatering, samt utsending.
Velge avsender
Du kan kun velge avsender-adresse som er verifisert, det gjør at mottakerne kan se hvem som har sendt e-posten og til hvilken adresse de kan svare. Utsending av masseutsendinger fra verifiserte domener bidrar også til å redusere risikoen for at det havner i et spam filter, vi har en egen artikkel som tar for seg dette som heter teknisk oppsett av e-post som du finner ved å følge linken. Ved utsending kan du velge mellom disse adressene:
- Organisasjon som avsender ([email protected]).
- Organisasjon som avsender ([email protected]), men svares til brukeren som sendte e-post ([email protected]).
- Brukeren på vegne av organisasjon ([email protected]), men svares til brukeren som sendte e-post ([email protected]).
Formatering av e-post
Når du har trykket på e-post knappen vil du se et nytt vindu på skjermen, i dette skriver du og formaterer e-posten, og sender den når du er fornøyd med innholdet i den. Menyen i e-post vinduet har mange av de samme funksjonene du kjenner igjen fra andre tekstredigeringsverktøy. Du kan naturligvis velge skrifttype og størrelse etc. Dersom du holder musepekeren over et ikon i menyen vil det komme en beskrivelse av hva dette gjør. I tillegg kan man velge stil, format og variabler. Ved å trykke på pilen ved siden av tekstene kommer det en nedtrekksliste hvor man kan velge mellom de ulike alternativene som er tilgjengelig.
Bruk av variabler/flettefelt
Variabler eller flettefelt som det også kalles er felt som inneholder en kode som blir erstattet med informasjon, dette er nyttig i tilfeller der du ønsker at e-posten skal se ut som den går til et enkelt medlem og adresserer medlemmet med navn. Korrekt bruk flettefelt gjør at du kan sende e-post til flere personer samtidig med for eksempel variabelen {{actor.first_name}} blir erstattet med fornavnet til hver enkelt mottaker av e-posten. I e-postverktøyet kan man trykke på Variabler for å få opp og velge tilgjengelige flettefelt.
Et eksempel på hvordan dette ser ut i e-posten og hvordan det ser ut for en mottaker ser du nedenfor.
Vedlegg i e-post
Se ofte stilte spørsmål om hvordan legge til vedlegg i e-post.
Bilder i e-post
Hvis dere ønsker å legge til bilder i e-posten kan du gjøre det ved å trykke på bilde-ikonet . Da vil du få en ny dialogboks som lar deg laste opp til en server hvis bildet er plassert på en lokal harddisk, eller du kan velge å legge til bilder som er hentet fra en nettside. Det er lurt å justere bildets størrelse i høyde og bredde, er du usikker på om bildet vil bli seende rart ut kan det være lurt å rådføre seg med noen i din organisasjon. Justering av bilder i høyde og bredde kan føre til at bildet blir dratt eller skvisa, og evt. personer på bildet vil da se rare ut. Du laster opp og legger til et bildet på samme måte som du ville gjort med et vedlegg (last opp, velg fil også send til server), men bildet blir vist i e-posten. Derfor kan det være lurt å ha bilder som ikke er alt for store ettersom det vil medføre at e-posten kan bli vanskelige å lese på håndholdte enheter. Husk å legge til alternativ tekst for bilder slik at svaksynte eller blinde også kan tolke innholdet i e-posten din.
Klipp og lim er ikke anbefalt!
Fordi e-post er et gammelt medium, og støtter ikke avansert moderne formatering. Vi anbefaler alltid å legge til vanlig tekst og så formatere i e-postverktøyet i HyperSys. Dersom du limer inn tekst med bilder, formatering og lignende fra Office eller lignende programmer vil du risikere at e-posten ser rar ut.
0 Comments