Organisasjoner i HyperSys

HyperSys er fleksibelt og kan i svært høy grad tilpasses en organisasjons unike struktur. I denne artikkelen kommer vi til å gjennomgå kjernekonsepter rundt organisasjonsoppsett i HyperSys, og hvordan du kan gjøre endringer på deres organisasjonskonfigurasjon i systemet.

Organisasjonsstruktur i HyperSys – oversikt

Om organisasjoner og underorganisasjoner

Når vi snakker om organisasjoner innad i HyperSys er det alt fra sentralleddet til fylkeslag og lokallag. For å eksemplifisere er vår testorganisasjon Org1 sitt sentralledd en organisasjon i HyperSys, men det er også fylkeslaget Org1 Agder og lokallaget Org1 Arendal. De har alle tre hver sin organisasjonsprofil hvor informasjon som adresse, styre og organisasjonsnummer er tilgjengelig. I HyperSys går det både an å definere ulike organisasjonstyper, og hvordan disse kan organiseres i et hierarki av over- og underorganisasjoner.

Organisasjonstyper

Sentralledd, fylkeslag og lokallag er forskjellige organisasjonstyper. Det betyr at de har ulik oppbygning. Eksempelvis består et fylkeslag gjerne av et styre og en valgkomité, mens et sentralledd kanskje har en kontrollkomité i tillegg. Sentralstyrer består gjerne av mange medlemmer med en rekke forskjellige verv, mens lokalagsstyrer ofte bare har en leder og noen styremedlemmer. Hvor mange organisasjonstyper dere har og hvordan disse er bygget opp er opp til dere.

Underorganisasjoner

Underorganisasjoner er som navnet tilsier underordnet hovedorganisasjonen. Underorganisasjoner er typisk fylkeslag, som igjen kan ha lokallag som egne underorganisasjoner. For forbund og paraplyorganisasjoner er underorganisasjoner typisk ulike foreninger. Overorganisasjoner arver medlemmene til underorganisasjonene sine, med andre ord er alle medlemmer i Org1 Arendal også i medlemslistene til Org1 Agder og Org1 sentralt.

Om organer

I HyperSys tenker vi på et et organ er en gruppering av personer som har verv i en organisasjon for en viss periode. Typiske eksempler på organer er styrer og komitéer. Når dere konfigurerer organisasjonsoppsettet i deres HyperSys står dere fritt til nå lage de organene dere vil, og i hvilke typer organisasjoner disse skal brukes. Eksempelvis fungerer kanskje lokalagstyrer og sentralstyret i deres organisasjon forskjellig nok fra hverandre til at det er hensiktsmessig å definere de som ulike organer, mens valgkomitéer fungerer likt nok til at man gjerne kan ha samme organtype i både sentralstyret og dets underorganisasjoner.

Om roller og verv

Hvilke roller og verv som skal være tilgjengelige konfigureres manuelt i HyperSys. Når dere konfigurerer et verv velger dere ikke bare hva tittelen skal hete, men også hvilke organer dette vervet skal være en del av, hvor mange som kan ha vervet og hvilke tilganger i systemet folk med dette vervet skal ha. Noen verv, som ‘generalsekretær’, gir det mening at det kun finnes ett av, mens andre, som ‘styremedlem’, kan fint gjenbrukes i mange ulike organer. Du kan ikke opprette et organ før du har satt hvilke roller og verv som skal fylle det.

Direkteverv

Roller og verv er som hovedregel knyttet til et organ av noe slag, men ikke alltid. ‘Revisor’ er et eksempel på et slikt såkalt direkteverv. Direkteverv konfigureres ved å knytte dem direkte opp mot organisasjoner, ikke organer.

Primærroller

Når du definerer et verv kan du velge hvorvidt rollen er en primærrolle eller ikke. En aktør kan ha flere verv og roller i en organisasjon, men kun en av disse rollene kan være en primærrolle.

Organisasjonsoppsett

Hvor kan jeg gjøre endringer i organisasjonsoppsettet?

Endringer i organisasjonsoppsettet må for tiden gjøres i klassisk grensesnitt, og kan kun foretas av brukerere med høyt nok tilgangsnivå i sentralleddet. For å komme deg til oppsettsida, klikk på ‘Organisasjonen vår’ → ‘Oppsett’. Du vil da bli tatt til en side som ser ca. slik ut:

Opprette organisasjonstyper

Oppsettsida er fanedelt, og den første fana er ‘Organisasjonstyper’-fana. Her ser du en enkel oversikt over allerede definerte organisasjonstyper. Definerte organisasjonstyper kan endres ved å klikke på blyant-ikonet til venstre organisasjonstype-tittelen. For å lage en ny organisasjonstype, klikk på ‘Ny organisasjonstype’ oppe i høyre hjørne. Da får du opp et vindu der du definerer navnet på den nye organisasjonstypen, legger inn en passende beskrivelse, og velger om organisasjonstypen kan ha underorganisasjoner eller ikke. Når du er ferdig, klikk ‘Lagre’.

Når du har opprettet de organisasjonsypene du trenger kan du gå videre med å definere hvilke organer som skal finnes i disse. Dette gjøres fra fanen ‘Organtyper’.

Definere organtyper

Som ved ‘Organisasjonstyper’-fanen ka du under ‘Organtyper’-fanen se en enkel oversikt over allerede definerte organer, med valg om å endre disse ved å klikke på blyant-ikonet. For å legge til en ny organtype, klikk på ‘Ny organtype’. Du blir da tatt til et skjema som ser slik ut:

Når organtypen er definert kan du opprette instanser av organet i organisjonsprofilene til de organisasjonene organet er tilgjengelig for. Mer informasjon om dette finner du lenger nede på siden.

Definere roller og verv

Roller og verv defineres på en lignende måte som organer. Fra fanen ‘Roller og verv’ kan du se en oversikt over allerede definerte roller og verv med noe statistikk, og gjøre endringer ved å klikke på blyant-ikonet. For å legge til en ny role/verv, klikke på ‘Ny rolletittel’. Da får du opp dette vinduet:

Når vervet er definert kan det bli gitt til aktører i systemet gjennom opprettelsen av organer, med mindre det er snakk om direkteverv. Mer informasjon om dette senere i artikkelen.

Tilgangsrapport for verv
Fanen ’tilgangsrapport for verv’ viser en samlet oversikt over hvilke verv som har hvilke tilganger i deres HyperSys. For å lese mer om tilgangsrapporten og hvilke tilgangsalternativer som finnes i HyperSys, sjekk ut artikkelen om tilgangsrapport her.

Opprette og endre organisasjoner og organer, og fordeling av verv

Opprette en ny (under)organisasjon

Det er enkelt å opprette nye organisasjoner i HyperSys, men for tiden må dette gjøres i klassisk grensesnitt. Klikk på ‘organisasjonen vår’, og så videre inn på ‘underorganisasjoner’. Derfra kan du trykke på ‘Opprett underorganisasjon’. Når du er kommet så langt får du opp et vindu der du kan velge navn og organisasjonstype for den nye organisasjonen. Etter du har gjort det, klikk ‘Opprett’.

Etter den nye organisasjonen er opprettet kan den tilpasses og justeres videre fra organisasjonsprofilen. Les videre på siden vår om organisasjonsprofil.

Det er også mulig å automatisk flytte medlemmer til nye fylkeslag/lokallag basert på adresse! Les mer om dette i vår artikkel om automatisk tilordning.

Vi har en egen artikkel om deaktivering av organisasjoner, som du finner her.

Opprette og endre organer

Dersom en organtype er gjort tilgjengelig for en organisasjon, kan du opprette et slikt organ ved å gå inn på organisasjonens profil og klikke deg inn på ‘verv’-fanen. I vårt eksempeltilfelle finner Organisasjon1 Agder valg for å opprette en valgkomité der:

Klikker de der det står ‘ny valgkomité’ blir de sendt videre til et vindu der de kan gi organret navn, spesifisere valg- og startdato, og valgperiode:

For å velge hvem som skal ha verv i organet må medlemmer først søkes opp:

Deretter kan det velges hva slags rolle medlemmet skal ha:

…og vi har en valgkomité!

Endre opprettede organer

Det kan være flere grunner til å endre et organ. For eksempel kan det ha vært valg, og noen eller alle medlemmer skal byttes ut. Det hender også at noen trekker seg fra vervet, eller organet skal suppleres med nye medlemmer. I enkelte tilfeller vedtas det at organet skal legges ned. HyperSys tilbyr tilpasningsmuligheter for alle disse tilfellene, og disse finner du ved å klikke på hamburgermenyen på organkortet og velge ‘Endre organ’. Da vil du få opp en slik meny:

Alle disse valgene fungerer ganske likt som å opprette organer, men tilpasset den relevante handlingen. Ved avløsning for eksempel går du gjennom organet medlem for medlem, og velger hvem som skal fortsette i vervet, og hvilke eventuelle nye roller de har fått. Deretter legger du inn nye medlemmer. Merk at avløsning og nedleggelse ikke er det samme: ved avløsning fornyer du organet for en ny periode, ved nedleggelse sletter du organet, og fjerner muligheten for fornyelse.

Opprette et direkteverv

Direkteverv blir ikke tildelt ved opprettelsen av organer, og må derfor gis ut direkte fra organisasjonsprofilen. For tiden må dette gjøres fra organisasjonsprofil i klassisk grensesnitt.