Reskontro – handlinger
Når man er inne på en reskontro får man tilgang til forskjellige handlinger som påvirker reskontroen.
Registrere innbetaling
Innbetalinger er penger som har kommet inn til HyperSys. Ved å registrere innbetaling til reskontroen registrerer man en ekstern innbetaling. Dette er innbetalinger som har kommet inn til organisasjonen utenom det som føres inn automatisk i HyperSys (OCR- og AvtaleGiro, kortbetaling, Vipps osv.).
Merk: Alle registrerte innbetalinger vil dukke opp på betalingsrapporten, og kan også brukes som grunnlag for fordeling av inntekter (hvis dette benyttes). Ikke bruk innbetalinger for å rette opp i reskontroer i ubalanse uten at det faktisk har blitt mottatt en reell betaling.
Merk 2: Ved å legge inn en ekstern betaling i HyperSys er man selv ansvarlige for at informasjonen for betalingen gjør at man kan spore betalingen tilbake til kilden (eks. ved revisjon eller kontroll fra Fordelingsutvalget). Unicornis er ikke ansvarlige for informasjonen som legges inn i HyperSys.
Registrere utbetaling
Utbetalinger brukes som regel hvis en person har betalt for mye, eller har betalt dobbelt.
Merk: Alle registrerte utbetalinger vil dukke opp på betalingsrapporten (hvis dette er skrudd på i betalingsrapporten). Ikke bruk utbetalinger for å rette opp i reskontroer i ubalanse uten at det faktisk har blitt gjennomført en reell utbetaling.
Overføre til annen reskontro
Man kan velge mellom følgende reskontroer:
- Andre reskontroer brukeren eier
- Ektefelles reskontroer (hvis ektefellekobling benyttes)
- Reskontroer for familiemedlemmer (hvis familiegruppe brukes)
- Reskontroer for inntekt i organisasjoner hvor personen er medlem
Reskontrotyper
Når man velger å overføre til en annen reskontro vil valgene man får opp variere avhengig av hvordan HyperSys er satt opp. I listen vil man få opp informasjon om hvem som eier reskontroen, hva slags type reskontro det er og hvilken organisasjon reskontroen er tilknyttet. Som regel vil reskontroen være tilknyttet hovedorganisasjonen, men for forbund vil medlemmer ha én medlemskapsreskontro for hvert lag de har medlemskap i.
Under er det forklart litt om hva de forskjellige reskontrotypene gjelder.
- Type “Medlemskap”
Reskontroer som gjelder for medlemskap for en gitt bruker. Ved bruk av ektefelle-funksjon/familiegruppe får man velge blant medlemkapsreskontroer som tilhører andre medlemmer i familien/ekteskapet. Ved bruk av familiegrupper vil man som regel benytte medlemskapsreskontroen for eieren av familiegruppen for alle medlemmer i familien.
- Type “Donasjon”
Reskontroer som gjelder for donasjon som er gitt på vegne av et medlem/en giver. Ved bruk av ektefelle-funksjon/familiegruppe får man velge blant donasjonsreskontroer som tilhører andre medlemmer i familien/ekteskapet.
- Type “Inntekt”
Midler som er ført over til en organisasjon. Dette benyttes i tilfeller hvor betalingen skal viderefordeles til andre organisasjoner, for eksempel ved sentral innkreving av kontingent hvor lokallag/fylkeslag skal få utbetalt deler av kontingentsummen.
Kun reskontro for umatchede betalinger: koble betaling til reskontro
I reskontroen for umatchede betalinger får man ikke tilgang til de vanlige reskontroverktøyene. Her får man i stedet mulighet til å knytte hver enkelt betaling opp mot riktig reskontro. Dette gjøres på følgende måte:
- Gå inn på reskontroen for umatchede betalinger og finn betalingen som skal flyttes
- Klikk på “Koble til reskontro” på høyre side av betalingen
- Se over informasjonen knyttet til betalingen. Søk opp aktøren betalingen skal knyttes til i søkefeltet. Reskontrotypen står i parantes ved siden av navnet til aktøren. Merk at betalinger for medlemskap må knyttes til medlemskapsreskontro for at medlemskapet skal regnes som betalt.
- Klikk på “Flytt føring”
- Betalingen har nå blitt flyttet til riktig reskontro.
0 Comments