Kontingentfaktura

Faktura for kontingent opprettes i HyperSys når en person melder seg inn, og ved fornying av medlemskap.
Du kan sette opp innmeldingsskjema slik at nye medlemmer får automatisk tilsendt et velkomstbrev med kontingentfaktura vedlagt, det gjør du ved å redigere innmeldingsskjema som du kan lese mer om ved å følge lenken.
De aller fleste har regelmessige tidspunkter der de sender ut faktura til samtlige medlemmer samtidig, men i noen tilfeller er det likevel nyttig å vite at du kan sende faktura til enkelt medlemmer direkte fra medlemmets profilside.

Du har også mulighet for å sende faktura via profilen til det aktuelle medlemmet. Slik vi har vist på bildeserien nedenfor, er det en trestegs-prosess. Gå til medlemmets profilside, klikk på rediger i medlemskapsboksen da får du opp boksen “endre medlemskap”. Der klikker du på “send faktura per e-post”, som sender deg videre til tekstredigeringsvinduet hvor du må skrive en kort hilsen til medlemmet – medlemmets faktura er allerede koblet på som vedleggs PDF.

Utsending til mange medlemmer samtidig

Fra medlemslisten kan du enkelt sende ut kontingentfaktura til mange medlemmer samtidig. Du gjør først et utvalg ved å f.eks. sette medlemslisten til å vise alle ubetalte medlemmer. Husk at ved store utvalg (1000 medlemmer og over) vil det kunne ta litt tid (kan ta så mye som 1 sekund per medlem) for HyperSys å gjennomføre bakgrunnsjobben ved å koble tekst og faktura til riktig person og sende ut.
Du merker alle medlemmene du vil sende faktura til og klikker deretter på “Faktura” knappen. Vi har også skrevet noen tips om hvordan håndtere den årlige kontingentutsendingen på denne siden.

Når du har kommet inn i fakturahåndteringsvinduet har du flere muligheter. Vi anbefaler at du starter med å sette forfallsdato slik at du ikke sende faktura med forfallsdato som er utgått. Forfallsdato for medlemskapsfaktura blir som standard satt ved innmelding – eller ved fornying av medlemskapet. Deretter kan du sende via ønsket metode. E-post er gratis og gir mulighet til å skrive en lenger hilsen. SMS og Vipps eFaktura er effektive metoder, men koster litt. Vipps eFaktura er i skrivende stund kun tilgjengelig for testbrukere, men vil bli tilgjengelig for alle i løpet av høsten 2021.

Redigering av fakturamal

Gjennom å redigere fakturamalen skaper du grunnlaget for fakturaen og dette er en av måtene din organisasjon har til å kommunisere med medlemmet på.
Som på en vanlig faktura finner medlemmet betalingsinformasjon i bunn av faktura, men selve fakturateksten kan tilpasses og gjerne endres til ulike behov. Endre teksten ved å klikke på navnet som er gitt til standardteksten, inne i redigeringsvinduet for kontingent og oppsett.

I rullgardinmenyen er det noen forhåndsdefinerte tekster som er mulig å velge blant. Det er også der dine egne fakturatekster vil bli lagret, slik at du kan finne tilbake til de senere. Selve tekstredigeringsvindu er ganske likt som andre steder i HyperSys, men det er noen variabler (også kalt flettefelt) som er særlig aktuelle for en faktura som f.eks. knytter automagisk enkelt faktura til riktig KID. Du kan ha flere standardtekster til ulike kontingenttyper, det kan derfor være lurt å gi de navn som skiller de fra hverandre.