Hvordan: Laste opp medlemsliste

I HyperSys kan du importere medlemslister fra et regneark. Dersom organisasjonen din har flere typer medlemsskap må dere lage én liste per type kontingent, altså må dere laste opp et regneark per kontingent. Du finner funksjonen for å laste opp en medlemsliste kan via menyvalget Medlemskap -> Last opp.

Når du står i opplastningsverktøyet vil du måtte ta en hel rekke valg, og det er også mulig å se medlemslister som er lastet opp tidligere. Du må aktivt velge å laste opp medlemslister for tidligere, ved å fortelle HyperSys det. Om du ikke gjør det vil vi anta at medlemslisten er for inneværende år.

Kontingent

Her velger man hvilken type kontingent listen skal gjelde for. Her vil alle typene kontingent som er tilgjengelig for deres organisasjon vises.

Betalingsdato

Her får man et valg som omhandler betalingsdato for de importerte medlemmene.

• Kontingenten for medlemskapene ble betalt på samme dato
  Hvis man velger dette vil det dukke opp et felt hvor man setter hvilken dato innbetalingene skjedde på.
• Kontingenten for medlemskapene ble betalt på forskjellige datoer
  Hvis man velger dette må man ha med en egen kolonne, med overskrift “Betalingsdato” i listen som skal lastes opp.
  Kolonnen for “Betalingsdato” vil bli lagt til automatisk i malen dere kan laste ned.
• Kontingenten for medlemskapene har ikke blitt betalt
  Hvis man velger dette vil medlemskapene bli stående som ubetalt i HyperSys.

Startdato

Hvis dette valget er huket av, vil startdatoen på medlemskapet være satt til betalingsdatoen.
Hvis dere fjerner haken må man ha med en egen kolonne, med overskrift “Startdato” i listen som skal lastes opp.
Denne kolonnen vil bli lagt til automatisk i malen dere kan laste ned, dersom dere ønsker å bruke den.

Kolonner

Her velger man hvilke kolonner som skal være med i listen dere laster opp.
Feltene “Fullt navn“, “Fødselsdato“, “Adresse” og “Postnummer” er påkrevde felter i medlemslisten, men dere kan velge å legge til ekstra felter om dere ønsker.
Vi anbefaler å ta med feltet for “E-post” slik at medlemmene deres får mulighet til å logge inn i HyperSys i etterkant.

Last ned mal

Ved å trykke på “Last ned mal” vil dere kunne laste ned et regneark som inneholder de kolonnene som er spesifisert over, malen inneholder én linje med eksempeldata.
Man må ikke bruke den nedlastede malen, men for å unngå at filen blir avvist så anbefaler vi at du bruker den. Fordi filen som lastes opp må være likt formatert og med kolonnene som HyperSys forventer på riktig plass.

Last opp fil

Når du har fylt inn regnearket, kan du klikke på “Bla gjennom” og velge filen fra datamaskinen din. Regnearket må være av filtypen XLSX, da systemet ikke støtter noe annet for øyeblikket. Husk også at alle datoer må være i formatet DD.MM.YYYY, altså Dag.Måned.År. Hvis ikke vil ikke systemet skjønne hva det er, og importeringen vil feile.

Deretter kan du trykke på “Last opp” og opplasting kommer å gjennomgå analyse av filen og sende status av opplasting til e-posten deres. Merk at om listen inneholder veldig mange linjer vil det kunne ta litt tid før importeringen fullføres.

Se egen artikkel for håndtering av opplasting.