Anonymiser aktører
Anonymiser aktører funksjonen er tilgjengelig under verktøy fra Administratorsiden i HyperSys. Denne siden er kun tilgjengelig for superbrukere.
Dette verktøyet lar deg anonymisere medlemmers personalia. Anonymisering vil ofte bli brukt en tid etter at et medlem har meldt seg ut. Reglene for anonymisering varierer basert på hva slags persondata som er samlet inn, i tillegg til andre faktorer, men det er anbefalt å anonymisere alle aktører som ikke aktivt er i bruk i organisasjonen (f.eks. personer som ikke blir fakturert kontingent).
Når formålet for behandlingen av personopplysninger faller vekk, skal opplysningene anonymiseres eller slettes, så lenge det ikke finnes andre grunner til å beholde de, for eksempel dokumentasjonskrav for støtteordninger. Selv i tilfeller der noe informasjon må beholdes i tilfelle kontroll, bør omfanget av personopplysninger som lagres bli redusert ved å fjerne unødvendig informasjon.
Det er viktig at organisasjonen har klare rutiner for hvem som skal bli anonymisert, hvilken informasjon som skal anonymiseres og når det skal skje.
Anonymisering i HyperSys
HyperSys har støtte for flere måter å anonymisere på, for å dekke behovene til de ulike organisasjonene som er kunde hos oss. For organisasjoner som får støtte fra ulike offentlige ordninger vil det være krav til dokumentasjon som gjør at ikke er mulig å fullt ut anonymisere i første runde, men at det likevel er mulig å anonymisere deler av informasjonen som er lagret, det kan en lage en egen metode for.
Noen vil for å bevare historikk, ikke anonymisere tidligere medlemmer som har hatt verv. For slike tilfeller kan disse fjernes fra anonymiseringslisten, eller bli holdt utenfor utvalget. Merk at det likevel bør fjernes personopplysninger som ikke lenger er relevant for formålet som er bevaring av historikk, og gjøres en vurdering av hvilke verv det er viktig å beholde historikk for.
Husk regelverket fra Fordelingsutvalget (BUFDIR)
Det er viktig å sette seg inn i regelverket for ordningen, og sørge for at dere tar vare på nok informasjon for å kunne dokumentere grunnlaget i søknaden deres. Grunnlaget for tildeling er antall medlemmer (inkludert personalia og informasjon om betaling for alle som er med i disse tallene) og informasjon om lokallag, inkludert hvem som var i styret det grunnlagsåret. Husk at en kontroll normalt sett kan skje i opptil tre år etter tilskuddet, altså fem år fra grunnlagsåret. Les mer om støtteordninger og anonymiseringer på følgende side.
I HyperSys er verktøyet delt opp i tre deler. Den første siden som finnes er siden Til anonymisering. Denne viser resultat fra søk etter kandidater for anonymisering. Den andre heter “Anonymisert” og er en liste over gjennomførte anonymiseringer, og avbrutte eller slettede lister av anonymiseringer.Den siste siden er siden der dere lager kriterier for søk etter kandidater for anonymisering og oppretter maler for hvilken informasjon som skal fjernes. Denne finner dere under Oppsett.
0 Comments