Hvordan: Fylle ut og signere årsrapport

Hvert år må alle lokallag fylle ut årsrapport som omhandler medlemstall, styresammensetning og aktiviteten de har gjennomført i løpet av det foregående året.

For å fylle ut årsrapporten kan du gå via menyvalget Årsrapport -> Årsrapport. Menyvalget er kun tilgjengelig for de som har tilgang til årsrapport. For å lese mer om rettigheter og tilgangsstyring i HyperSys kan du ta en titt på artikkelen Roller og verv. Er du usikker på om du skal ha tilgang, anbefaler vi deg først å ta kontakt med lokal superbruker eller kontaktperson i sentralorganisasjonen. Det er også viktig at du har valgt og står i riktig organisasjon før du prøver å sende inn årsrapporten.

Når du har kommet deg inn i årsrapport verktøyet vil du bli presentert for en liste over årsrapporter som du har mulighet til å sende inn.
Dersom det ikke dukker opp noen rapporter i listen er det sannsynligvis fordi sentralleddet ennå ikke har startet prosessen.

Når du er inne i riktig årsrapport vil du kunne bli guidet videre til det eller de skjemaene som skal fylles ut. Når du har fylt inn alle sidene i skjemaet kan du trykke på  “Send inn” og rapporten vil være levert. Husk på at den også må signeres før sentralleddet kan behandle den.

Når årsrapporten er ferdig utfylt må den signeres digitalt. Dette gjør dere ved å følge instruksjonen på skjermen. Dialogboksen som forteller deg at signering av årsrapport ikke er fullført har også en link som du kan klikke på for å starte signeringsprosessen. Dette gjør vi ved å først sende en PIN-kode via SMS til det nummeret som er registrert på medlemmene som skal signere, det betyr at disse medlemmene på forhånd må være sikre på at riktig mobilnr. er registrert.

Når du har startet prosessen får du en dialogboks på skjermen din som beskriver trinnene i prosessen, der du blant annet kan se om riktig telefonnummer er registrert. Om du bekrefter at telefonnummeret er korrekt blir det sendt ut en 6-sifret PIN-kode. Når du har fylt ut og trykket på send, må du å bekrefte at informasjonen i årsrapporten er korrekt. Trykk på avmerkingsboksen og deretter på signere dokumentet for å gjennomføre signeringen. Det vil være avhengig av hvordan sentralleddet har definert hvem som skal signere om du enten kan signere som bare styreleder, eller om det må være signatur av to styremedlemmer.