Skip to content Skip to footer

Varsel ved innmelding

I mange organisasjonar er det ynskjeleg å aktivere grasrota ved innmelding, slik at lokallagsleiar kan ta aktivt kontakt med det nye medlemet og involvere dei i arbeidet. For dette brukast varslingssystemet i HyperSys.

Varsling av tillitsvalde ved nyinnmelding

HyperSys kan sende ein e-post til personar med visse verv kvar gong innmeldingsskjemaet blir fylt ut. For å aktivere dette, brukast alternativet «Val(g) → Send epost» under rediger innmeldingsskjema.

Aktivering av varsling ved utfylling av innmeldingsskjema

For å aktivere ved innmelding, velgjast det ei relevant rolle i rullegardinmenyen under «Varsle», som vist i skjermbiletet.

Deaktivering av varsling ved utfylling av innmeldingsskjema

For å deaktivere ved innmelding, velgjast valet «——-» i rullegardinmenyen under «Varsle», som vist i skjermbiletet.

Endre mal for varsling

Via menyvalet «Endre varslemal» kan ein setje opp ein e-post som sendast til personar med rolla definert ovanfor, kvar gong nokon fyller ut skjemaet.

Val av aktuelt verv for mottak

Ved innmelding vil HyperSys varsle alle i varslingstreet (sjå under) med relevant verv. Det er p.t. berre mogleg å velgje ei rolle, så organisasjonen må eit val på kven som skal varslast.

Rolleval, valfritt om laga skal få varsel

Vi anbefalar ofte å opprette ei direkterolle med namn «Medlemskontakt» og be alle lokallag og fylkeslag som ynskjer å få varsel om nye medlemar om å definere denne rolla.

Rolleval, styreleiar skal få beskjed

Dersom organisasjonen har eit generelt verv/rolletype med namn «Styreleiar» som er definert til bruk både i fylkeslag og lokallag, kan dette vervet brukast. HyperSys vil då sjå etter alle med denne rolla. Dersom organisasjonen har ulike rolletyper for fylkes- og lokallag, er ikkje denne strategien mogleg.

Varslingstreet

HyperSys vil bygge opp eit varslingstre ved å byrje i organisasjonen kor personen er medlem, og gå oppover heilt til nasjonalleddet. Til dømes, om varsling er aktivert for alle med rolla «Medlemskontakt» vil og medlemen blir plassert i Ålesund lokallag vil HyperSys sjå etter alle med rolla «Medlemskontakt» i organisasjonane:

  • Ålesund lokallag
  • Møre og romsdal fylkeslag
  • Nasjonalleddet (sentralt)

Oppbygging av varsling-epost

Varsling-eposten kan inneholde den informasjonen som er naturleg å bruke. Av personvernårsakar vil vi anbefale å berre bruke førenamn, ikkje etternamn, i e-postane som sendast ut. Dersom organisasjonen din reknar seg for å oppbevare sensitiv informasjon kan det og vere aktuelt å ikkje ha med fødselsdato. Vi anbefalar uansett at e-posten inneheld nok informasjon til at lokallaget kan finne ut kven det er (t.d. lenke til profil i HyperSys), og kanskje tips til kva nasjonalt vil at lokalt skal gjere.

Ofte brukte flettefelt

FeltkodeSkildringDøme

{{primary_organisation}}Namnet på hovudorganisasjonen (sentralleddet)Testorganisasjonen
{{organisation}}Namnet på organisasjonen medlemen er plassert i (lokallag)Testorganisasjonen Ålesund
{{bank_account}}Kontonummer kontingenten skal betalast til1234.56.12345
{{amount}}Beløp å betale, i kroner52kr
{{kid}}KID-nummer å bruke for betalinga1200931
{{primary_organisation_email}}E-postadresse til hovudorganisasjonen (sentralleddet)[email protected]
{{first_name}}Førenamn på personen som er meldt innOla
{{birth}}Fødselsdatoen på den nyinnmeldte09.12.1999
{{profile_url}}Lenke til medlemsprofilen i HyperSyshttps://org1.hypersys.no/medlem/32831/

Varsling vil berre bli gjort ved innmelding via innmeldingsskjema-utfylling. Andre måtar å leggje til medlem på, som til dømes opplasting av rekneark med nye medlemar, vil ikkje medføyre varsling.

Vi ser på alternative måtar å definere varsling på slik at kvart lokallag kan definere kva for ei rolle som skal få varsel.

Døme på e-postmal

Hei!

Et nytt medlem har meldt seg inn i {{ organisation }}.

Navn: {{ first_name }}
Lenke til profil: {{ profile_url }}

Vi anbefaler deg å ta kontakt med det nye medlemmet og invitere til aktiviteter
i lokallaget. Et aktivt medlem kan fort bli en viktig ressurs, og kanskje på
sikt et styremedlem? 

Les gjerne Velkomstguiden vår med flere tips til hvordan å aktivere nye medlemmer.

Det er ikkje lagt inn nokre innspel endå

Legg til innspel

Epostadressa di blir ikkje synleg. Påkravde felt er merka *