Varsel ved innmelding

I mange organisasjonar er det ynskjeleg å aktivere grasrota ved innmelding, slik at lokallagsleiar kan ta aktivt kontakt med det nye medlemet og involvere dei i arbeidet. For dette brukast varslingssystemet i HyperSys.

Varsling av tillitsvalde ved nyinnmelding

HyperSys kan sende ein e-post til personar med visse verv kvar gong innmeldingsskjemaet blir fylt ut. For å aktivere dette, brukast alternativet “Val(g) → Send epost” under rediger innmeldingsskjema.

Aktivering av varsling ved utfylling av innmeldingsskjema

For å aktivere ved innmelding, velgjast det ei relevant rolle i rullegardinmenyen under “Varsle”, som vist i skjermbiletet.

Deaktivering av varsling ved utfylling av innmeldingsskjema

For å deaktivere ved innmelding, velgjast valet “——-” i rullegardinmenyen under “Varsle”, som vist i skjermbiletet.

Endre mal for varsling

Via menyvalet “Endre varslemal” kan ein setje opp ein e-post som sendast til personar med rolla definert ovanfor, kvar gong nokon fyller ut skjemaet.

Kven skal bli varsla?

Ved innmelding vil HyperSys først varsle organisasjonen der personen er medlem (lokallag), og så alle organisasjonar rett ovanfor. Sjå meir info under. Det er p.t. berre mogleg å velgje ei rolle, så organisasjonen må eit val på kven som skal varslast.

Organisasjonar som blir varsla

HyperSys vil sjå etter alle med det valde vervet i (lokal)laget der personen er medlem, og varsle alle desse. Deretter vil HyperSys gå ledd for ledd oppover, og varsle alle med aktuelt verv. Til dømes, om varsling er aktivert for alle med rolla “Medlemskontakt” og medlemen blir plassert i Ålesund lokallag vil HyperSys sjå etter alle med rolla “Medlemskontakt” i organisasjonane:

• Ålesund lokallag
• Møre og romsdal fylkeslag
• Nasjonalleddet (sentralt)

Ingen andre organisasjonar blir varsla enn dei som er i direkte vertikal linje.

Rolleval, valfritt om laga skal få varsel

Vi anbefalar ofte å opprette ei direkterolle med namn “Medlemskontakt” og be alle lokallag og fylkeslag som ynskjer å få varsel om nye medlemar om å definere denne rolla.

Rolleval, styreleiar skal få beskjed

Dersom organisasjonen har eit generelt verv/rolletype med namn «Styreleiar» som er definert til bruk både i fylkeslag og lokallag, kan dette vervet brukast. HyperSys vil då sjå etter alle med denne rolla. Dersom organisasjonen har ulike rolletyper for fylkes- og lokallag, er ikkje denne strategien mogleg.

Oppbygging av varsling-epost

Varsling-eposten kan inneholde den informasjonen som er naturleg å bruke. Av personvernårsakar vil vi anbefale å berre bruke førenamn, ikkje etternamn, i e-postane som sendast ut. Dersom organisasjonen din reknar seg for å oppbevare sensitiv informasjon kan det og vere aktuelt å ikkje ha med fødselsdato. Vi anbefalar uansett at e-posten inneheld nok informasjon til at lokallaget kan finne ut kven det er (t.d. lenke til profil i HyperSys), og kanskje tips til kva nasjonalt vil at lokalt skal gjere.

Døme på e-postmal

Hei!

Et nytt medlem har meldt seg inn i {{ organisation }}.

Navn: {{ first_name }}
Lenke til profil: {{ profile_url }}

Vi anbefaler deg å ta kontakt med det nye medlemmet og invitere til aktiviteter
i lokallaget. Et aktivt medlem kan fort bli en viktig ressurs, og kanskje på
sikt et styremedlem? 

Les gjerne Velkomstguiden vår med flere tips til hvordan å aktivere nye medlemmer.