Publikasjoner

For å administrere en publikasjon kan man klikke på Vis detaljer fra publikasjonssiden.

Abonnenter

Dette er en oversikt over alle abonnenter tilknyttet denne publikasjonen.
Listen viser navn på abonnenten, start- og sluttdato på abonnementet, betalingsstatus og om det brukes medlemspris.
Du kan legge til nye abonnenter ved å trykke på Legg til abonnement. For å endre på et eksisterende abonnement, klikker du på linjen du ønsker å endre. Herifra er det også mulig å avslutte abonnementet ved å trykke på den røde knappen.
Det er i tillegg mulig å laste ned listen over abonnenter ved å trykke på  Du vil da få listen i en excel-fil.

Utgivelser

Dette er en oversikt over alle utgivelser knyttet til denne publikasjonen.
Listen viser tittel på utgivelser, datoer for utsending og publisering, samt status på utgivelsen. Nye utgivelser kan opprettes etter ønske og behov. For å legge til en ny utgivelse, trykker du på Opprett ny utgave. Her setter du tittel på utgaven, samt utgivelsesdato.
Det er mulig å ha forskjellige datoer for fysisk og digital utsendelse. For å endre på en eksisterende utgivelse som ikke er ferdig publisert kan du trykke på Se lengst til høyre på linjen du ønsker å endre. Herifra er det også mulig å se mottakere for utgivelsen.
Om du ønsker å legge til mottakere som ikke allerede finnes i listen kan du gjøre det ved å trykke på Legg til mottaker. Du kan også laste ned distribusjonslister i excel-format ved å trykke på knappene for innenlands- eller utenlandspost.

Via publikasjonssiden

Når man har valgt en publikasjon, har man mulighet til å legge til abonnenter ved å trykke på «Legg til abonnement» knappen. Da vil du få opp et skjema som du kan fylle ut for å legge til en ny abonnent. Her fyller du altså inn:

• Navn: Her har du mulighet til å søke gjennom aktører i systemet, treffene er avhengig av tilgangen til personen som er logget inn.
• Antall eksemplarer: Hvor mange kopier du ønsker av hver utsendelse, altså ikke hvor mange utsendelser man ønsker.
• Start/Sluttdato: Når du ønsker å starte/avslutte abonnementet. Du vil altså motta alle utgivelser som blir sendt ut mellom disse datoene.
• Digital/Fysisk post: Om du ønsker å motta digitale/fysiske utsendelser, eller begge deler.
• Samt noen valg for overstyring av pris

Ved å trykke opprett vil personen bli lagt til i abonnementlisten, og faktura vil bli automatisk opprettet. For å endre på et eksisterende abonnement er det bare å trykke på den aktuelle linjen. Her er det også mulig å se betalingsstatus, samt fakturaen.

Via brukerprofil

Det er også mulig å legge til, samt endre abbonementer via brukerprofilen under Abonnement. Ved å trykke på Ny vil det dukke opp et vindu hvor man kan opprette et nytt abonnement. Her velger du hvilken publikasjon du ønsker å abonnere på, hvor mange kopier du vil ha av hver utgivelse, samt start-/sluttdato for abonnementet. For å endre på eksisterende abonnement kan man klikke på navnet til publikasjonen. Det er også mulig å avslutte et abonnement her ved å trykke på Avslutt abonnement knappen.

Via innmeldingsskjema

Dersom dere ønsker at medlemmer skal få mulighet til å abonnere på en publikasjon når de melder seg inn kan dere legge til dette som et valg i innmeldingsskjemaet. Dette feltet finner dere under Abonnement på publikasjon. Da vil det være mulig å velge hvilke publikasjoner man ønsker å abonnere på når man melder seg inn.

For å opprette en ny publikasjon kan du gå via publikasjonssiden som du finner gjennom menyvalget Vår organisasjon -> Publikasjoner. Ved å trykke på Opprett ny publikasjon knappen vil du da få opp et vindu med informasjon om publikasjonen du ønsker å opprette.

Feltene du må fylle ut er:

• Navn på publikasjonen
• Eier : Her kan du velge blandt en liste over alle organisasjoner personen som er innlogget har mulighet til å se
• Publikasjonstype : Om publikasjonen skal være bok, magasin, nyhetsbrev, osv.
• Url: Nettside for publikasjonen. Dette feltet er ikke påkrevd
• Beskrivelse : Kort beskrivelse av publikasjonen
• Pris : Hvor mye det skal koste å abonnere på hele publikasjonen, ikke bare
• Utgaver per år : Hvor mange ganger publikasjonen skal utgis i løpet av et år

Vanlegvis kan faktura for publikasjon sendast samstundes som medlemskontingenten. Kontakt brukarstøtte for å få hjelp med dette. Dersom du ikkje sender dette ut samstundes, kan du sende ut publikasjonsfaktura på følgjande måte:

For å sende ut publikasjonsfaktura, gå til Økonomi –> Faktura til abonnentar. Der finn du ei oversikt over alle fakturaer på publikasjonar. For å sende ut markerer du det utvalet du vil og trykkar på Handsam/Håndter. Du kan lese meir om fakturautsending her. Merk at du ikkje skal gå tilbake til medlemslista, men forhalde deg til Faktura til abonnentar.