OCR

OCR betyr teikngjenkjenning, men i HyperSys og økonomisystem generelt blir det brukt for OCR-filer som sendast til/frå MPS (tidl. Nets) med informasjon om betalignar gjort elle som skal bli gjort med bankoverføring.

OCR-filene inneheld informasjon om økonomiske transaksjonar på bankkonto og kan vere ein av fleire:

• Rapport over innbetalingar til dykkar konto med KID
• Ynskje om trekk frå andre sin konto til dykkar konto (AvtaleGiro)
• Ynskje om utbetaling frå dykkar konto til andre sin konto (Direkte remittering)

HyperSys kan lage (generere) filer og sende til MPS, og ta imot (lese inn) OCR-filer laga av MPS.

Automatisk nedlasting og analyse av OCR-filer

HyperSys lastar dagleg ned OCR-filer frå MPS (tidl. Nets). Etter nedlasting køyrer HyperSys analyse av fila og forsøker å kople kvar betaling til ein medlem og deretter ein betalbar faktura. Det er denne mekanismen som gjer at fakturaer og medlemskap automatisk kan bli betalt i HyperSys. For meir informasjon om korleis HyperSys handterer betalingar, kan du lese her.

Alle betalingar som har kome inn i systemet dykkar er å finne under Økonomi -> Betalinger. Nokon betalingar klarer ikkje HyperSys å kople til riktig person eller faktura (til dømes av di medlemmen har skrive feil KID). Desse betalingane må handterast manuelt.

Bestille OCR på bankkonto

Dersom dykk ikkje har OCR-avtale på bankkontoen dykkar og de ynskjer automatisk registrering av betaling, må dette bli bestilt før KID kan brukast i HyperSys. Ulike bankar gjer dette på ulike måtar. Ofte er det lurt å snakke med din rådgjevar i banken først, men vi har skrive litt om ulike bankar under.

• DnB (infoside og bestillingsskjema)
• Handelsbanken (infoside)
• Nordea (infoside og bestillingsskjema)
• Sbanken (infoside og papirskjema)

0. Eigen bankkonto?

Normalt sett vil du opprette ein eigen bankkonto for kontingentbetalingar, og ha OCR-avtalen inn der. Då er det enklare å avstemme i rekneskapen med bilaga som du kan hente i HyperSys.

Merk at de ikkje kan bruke same konto for betalingar i HyperSys, som de brukar til dømevis rekneskapssystem. Då vil båe system bli forvirra over kva betalingane er for noko.

1. Les først om KID-oppsett

Vi har skrive ein del om KID-oppsett på ei eige side. Kort oppsummert; du vil ha medlemsnummer + 5 siffer i modulus 10, minst 9 siffer.

2. Send inn bestilling

Fyll ut skjemaet til banken din. Under ser du skjermbilete av DnB sin prosess.

Ting å hugse:

• Tillat betaling utan KID / Avvising av betalingar utan KID (felt 8.1 i standard Nets-avtale): Vi tilrår å avvise betalingar utan KID. Dette gjer at personar som skal leggje inn betaling i nettbank får feilmelding dersom dei skriv melding og ikkje KID-nummer. Skriv dei melding og det går gjennom, må dykk manuelt leggje inn betalinga.
• Kundeenhets-ID (felt 10 i standard Nets-avtale): 00141625
• Periodisering / kor ofte dykk skal ha OCR-filer (felt 11.2 og 11.3 i standard Nets-avtale): Vi tilrår “sluttoppgjør”, dagleg.
• E-post distribusjon (felt 12 i standard Nets-avtale): drift [alfakrøll] unicornis [punktum] no
• E-post for kvittering når tjenesten er aktivert: drift [alfakrøll] unicornis [punktum] no
• Kontaktpersoner (felt 15 i standard Nets-avtale): Huk av for “Program fra programleverandør”.
  • Programvare: HyperSys, levert av Unicornis (Nets-partner)
  • Kontakt hos programvareleverandør: Teknisk driftsgruppe, telefon 22 99 37 40 / e-post drift [alfakrøll] unicornis [punktum] no

3. Kontakt brukarstøtte

Når avtalen er registrert, kontakt brukarstøtte i Unicornis. Vi hjelp deg vidare med å sette opp kontoen i HyperSys, sjekker at alt ser fornuftig ut, og eventuelt oppsett av automatisk bankfilutveksling.

Døme på OCR-bestillingsskjema frå DnB